Firma rośnie i czas przebudować siedzibę. Szukać nowej lokalizacji? A może wystarczy remont generalny? Jak wybrać podwykonawcę? Wszystkie pytania generują jedno uczucie: stres.
Studium przypadku: Stanley Black&Decker
Otwarte niedawno biuro Stanley Black&Decker (SBD) jest przykładem tego, że wszystko może pójść gładko. Firma przeprowadziła właśnie swój warszawski zespół z kompleksu biznesowego Park Postępu na Mokotowie do nowego budynku Proximo niedaleko Ronda Daszyńskiego.
Wykonawcą i projektantem przestrzeni była firma Tétris. Całe wnętrze wykończone zostało w trzy miesiące. Na trzech piętrach, o łącznej powierzchni 4300 mkw Tétris stworzył biuro, które czaruje niebanalnym, kolorowym designem i nowoczesnymi rozwiązaniami technicznymi.
Warunkiem spokojnej realizacji jest ograniczenie ryzyk w kilku obszarach: budżet, czas i jakość. Umożliwia to prosty zabieg – realizacja projektu na otwartych księgach, tzw. podejście Open Book.
Otwieramy księgi, czyli Open Book czas zacząć
Nowe biuro jest przykładem pionierskiego zastosowania na polskim rynku formuły Open Book w dużym projekcie fit-out, realizowanym w ramach gwarantowanej ceny maksymalnej - GMP (Gross Maximum Price).
Open Book oznacza pracę na otwartych księgach od momentu rozpoczęcia projektu. Dzięki temu klient doskonale orientuje się w cenach wszystkich produktów i usług, uzgadnia z wykonawcą konkretną marżę, która doliczana jest do każdej faktury kosztowej. Często ustalane są także poziomy wynagrodzenia poszczególnych pracowników zaangażowanych w prace. A wszystko po to, aby już na początku wykluczyć ewentualne szare pola i niedopowiedzenia w kontekście budżetu, a także efektywnie rozdzielić zakresy odpowiedzialności.
Value Engineering oznacza zwrot pieniędzy dla klienta
Ważnym etapem projektów Open Book jest proces Value Engineering. Ma miejsce, kiedy klient i wykonawca generalny wybiorą konkretne rozwiązania (produkty i usługi). Wykonawca negocjuje z dostawcami ceny robocizny, a także analizuje, czy – przy zachowaniu założonej jakości – można zastosować tańsze rozwiązania. Oszczędności w ten sposób wygenerowane, trafiają z powrotem na konto klienta. „Na każdym etapie wiedzieliśmy doskonale, ile kosztuje każda z proponowanych opcji i jak będzie wpływała na koszt całego projektu. Chciałbym nadmienić, że naszą realizację zakończyliśmy poniżej szacowanego kosztu projektu.” – dodaje Jacek Białas, EMEA Business Service Director Stanley Black&Decker.
To, że nie jest to odosobniony przypadek potwierdza Paweł Brodzik, dyrektor zarządzający Tétris: „Zdarzyło się, że klient oddał nam 50% kwoty zaoszczędzonej w procesie Value Engineering w ramach dodatkowej prowizji za osiągnięty wynik.”
Liczby nie mają duszy?
Patrzenie na projekt z punktu widzenia budżetu i jego harmonogramu może wydawać się ograniczone. Przecież fit-out to nie tylko cyfry, ale też ludzie, jakość ich pracy, elastyczność, wyobraźnia… Racja. Tyle, że wszystkie te aspekty wcześniej czy później znajdują odzwierciedlenie w budżecie. „Kiedy od początku drobiazgowo ustalamy z klientem koszty, nie ma szansy na przegapienie żadnego szczegółu. W efekcie praca dla wszystkich jest dużo łatwiejsza. Nie ma niedopowiedzeń, zawiedzionych oczekiwań, opóźnień. Rozplanowanie wydatków wymaga perfekcyjnego porządku w harmonogramie projektu, a to przekłada się
na spokój klienta.” – zauważa Bogumiła Kompowska, Business Development Manager Tétris, nadzorująca proces ze strony wykonawcy.
Podejście Open Book - między innymi dzięki procesowi Value Engineering - pozwala na wygenerowanie łącznie ok. 10-15% oszczędności w stosunku do ceny gwarantowanej. Kontrastuje to z tradycyjnym modelem wykańczania wnętrz, w który angażuje się zwykle kilku niezależnych dostawców usług. Tam rozbieżności między ceną szacowaną a finalną ceną całego projektu wynoszą często 15-20%. Przy kwotach rzędu 10 mln zł daje to wartości sięgającą nawet 1,5-2 mln zł. Warto więc patrzeć na realizację nie tylko z perspektywy suchego zestawienia ilości i cen, ale też gwarancji i niezmienności proponowanych warunków.