Coca Cola w progach nowego biura i nowej ery

W ciągu ostatniej dekady rozwój biznesu Coca-Cola HBC Polska na warszawskim Annopolu osiągnął punkt, w którym zmiana lokalizacji i podejścia do miejsca pracy była nieunikniona.  Eksperci JLL w specjalnie przygotowanym dla Coca Cola raporcie dotyczącym strategii miejsca pracy również wskazali potrzebę transformacji. Chociaż jest to zawsze trudny i wymagający proces, to warty wysiłku, gdyż sposób, w jaki pracujesz i działasz ma wpływ na wyniki. Liza Shybanova, HR Manager w Coca-Cola HBC Poland & Baltics, opowiada o tym, jak nowoczesne, elastyczne i inteligentne biuro ożywiło kulturę pracy.

Anna Wasilewska-Dąbek: Lizo, dostałaś ogromny projekt relokacji biura, kiedy sama właśnie się relokowałaś do Polski. Jak to się stało?

Liza Shybanova: Rzeczywiście, ta historia rozpoczęła się dla mnie już pierwszego dnia pracy w Polsce. Właśnie przeprowadziłam się do Warszawy i podczas spotkania, na którym miałam szansę poznać moich kolegów, powiedziano mi: „Liza, a tak w ogóle, mamy ciekawy projekt związany z przeniesieniem naszego biura”. Tak więc się złożyło, że oprócz swojej relokacji, zostałam też odpowiedzialna za przeprowadzkę Coca-Cola HBC. Oczywiście, poprowadzenie tak dużego projektu nie byłoby możliwe w pojedynkę. Na szczęście spotkałam wielu niesamowitych ludzi po drodze! Zajęło nam to rok i udało się.

Zarządzanie zmianą przez duże Z!

(śmiech) Właściwie to można powiedzieć, zarządzanie zmianą od A do Ż (przyp. red. z Annopolu na ulicę Żwirki i Wigury). Ponieważ właśnie przeprowadziłam się z mężem i dwójką dzieci, wiem, jak ważne jest zrozumienie wszelkich potrzeb różnych grup i dokonanie właściwych wyborów. Tak więc, mimo że byłam w Polsce nowa, starałam się dać z siebie wszystko, stawiając się w sytuacji ludzi, którzy pracowali w firmie dłużej niż ja.

Coca-Cola to duża marka z dużymi możliwościami. Jak je wykorzystałaś w ramach tego projektu?

Dużo podróżuję, pracowałam w wielu oddziałach Coca Cola. Nasze poprzednie biuro na Annopolu nie oddawało w pełni potencjału firmy, czyli jak powiedziałaś - dużej marki i jej możliwości. Brak miejsc do pracy w ciszy, brak wystarczającej ilości naturalnego światła, sam układ i jego wyposażenie to tylko niektóre aspekty, które wymagały odświeżenia. Warto w tym punkcie podkreślić, że praca w tak dużej organizacji to okazja do współpracy z najlepszymi ekspertami na rynku oraz ludźmi, którzy są gotowi myśleć nieszablonowo. Podczas całego projektu duży komfort dawała mi również współpraca z JLL. Eksperci z Waszej firmy odpowiedzialni za kwestie związane ze środowiskiem pracy przeprowadzili badanie na temat efektywności ówczesnej przestrzeni biurowej i obszarów, które wymagały transformacji. Taka szczegółowa analiza pomogła nam w zrozumieniu całego procesu nadchodzącej zmiany. Jednak to przede wszystkim dzięki wewnętrznemu zaangażowaniu i przekonaniu, że jest to możliwe, byliśmy w stanie działać płynnie. Do projektu włączyliśmy ponad 70 niesamowitych pracowników, tzw. ambasadorów zmiany, którzy włożyli wiele wysiłku, kreatywności i osobistego zaangażowania w stworzenie nowego i naprawdę wyjątkowego dla nas miejsca do pracy.

Od czego zaczęłaś?

Nasze poprzednie kierownictwo wyznaczyło kilka osób do kierowania tym projektem. Był to bardzo zróżnicowany zespół i składał się z trzech Piotrów i Iwony (śmiech). Piotr z finansów, Piotr ze sprzedaży, Piotr od komunikacji i Iwona, Office Manager. Fajne połączenie, jednak każdy z nas miał zupełnie inne odczucia związane z tym procesem. Finansista powiedział, że jego zdaniem możemy zaczynać, sprzedawca powiedział, że nie ma pojęcia, dlaczego jest w ogóle w to zaangażowany, podczas gdy Office Managerka chciała po prostu podjąć finalną decyzję, ponieważ projekt był zawieszony przez wiele miesięcy. Nie byłam pewna, co zrobić z moim holistycznym planem, a miałam na liście ‘to do’ jeszcze inne ważne zadania. Na początek zaleciłam zespołowi projektowemu przeczytanie książki Johna Kottera „Gdy góra lodowa topnieje”.

To książka o skutecznym wdrażaniu zmian przedstawiona w formie bajki o kolonii pingwinów na Antarktydzie. Inspirująca! Czytałam.

W rzeczy samej! Kiedy zaczęliśmy ją omawiać, zaczęliśmy przełamywać lody i wspólnie myśleć o tym, jak podzielić projekt na części. Pierwszym, podstawowym etapem było podjęcie decyzji o relokacji. Pamiętam, że po tych wszystkich niekończących się dyskusjach był to dla nas taki moment ‘wow’. W końcu zdecydowaliśmy się na przeprowadzkę. Zaczęliśmy się naprawdę ekscytować!

Udało wam się skonsolidować aż trzy biura?

Tak, prowadziliśmy działalność z trzech oddzielnych biur, największego na Annopolu, z magazynem i zakładem produkcyjnym, drugiego w pobliżu i zupełnie oddzielnego biura sprzedaży. Mieliśmy już na tym etapie kilka wstępnych pomysłów na nowe biuro. Ponieważ wszyscy pracujemy bardzo ciężko, w dodatku w dość stresujących warunkach, zaczęliśmy myśleć o tym, co możemy zmienić w środowisku pracy, aby pomóc naszym ludziom. Dlatego odwiedzając potencjalne lokalizacje biur, mieliśmy taką naszą wewnętrzną ‘check listę’, która miała za zadanie wspomóc nas w tak ważnych obszarach jak well-being, stymulowanie kreatywności czy utrzymanie zdrowego stylu życia. Finalnie zdecydowaliśmy się na powierzchnię 5 500 mkw. w Business Garden w Warszawie z wyłącznym dostępem do dwóch przestronnych tarasów i przestrzenią z wielkim potencjałem do zagospodarowania, w sposób, który będzie wspierać zarówno nasz biznes, jak i rozwój osobisty.

Można się po prostu spakować i przenieść, można też przy okazji zmiany przekształcić dotychczasowy model działania na wiele lepszy. Wybraliście opcję jak najefektywniejszego wykorzystania zmiany.

Zgadza się. W trakcie przeprowadzki zaczęliśmy także wdrażać nową kulturę w organizacji. Nasza wizja 2025 roku i tego, jak postrzegamy przyszłość, jak się do niej dostosujemy, jak najlepiej wykorzystamy wszystkie możliwości, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, wymagały zweryfikowania kultury naszej firmy. Bardzo ważnym elementem był przy tym styl, w jakim pracujemy, sposób wykorzystania naszego czasu i to jak wyrażamy wzajemny szacunek. Dlatego oprócz konsolidacji i relokacji zaczęliśmy planować, jakie inne korzyści moglibyśmy uzyskać dzięki tej zmianie.

Jak wyglądał ten proces z perspektywy pracowników?

Na początku nie było łatwo, a czasem nawet bardzo trudno. I wydaje się to naturalne, biorąc pod uwagę fakt, że przez ostatnie 20 lat niektórzy z naszych pracowników podjęli ważne życiowe decyzje na podstawie lokalizacji swojego miejsca pracy, a teraz… No cóż, czasem tak się dzieje, ale biorąc pod uwagę, jak trudna ta zmiana mogła być dla niektórych z nich, podjęliśmy świadomą decyzję o prowadzeniu otwartego i przejrzystego dialogu. Dlatego o naszych planach informowaliśmy na bieżąco podczas spotkań z pracownikami. Od dawna był to jeden z najpopularniejszych tematów rozmów na korytarzach. Ludzie rozmawiali o tym, czy dojeżdżać samochodem czy korzystać z transportu publicznego, ile czasu zajmie dotarcie do nowego biura i jak może to wpłynąć na ich istniejący plan dnia.

Co dokładnie zrobiliście, żeby zminimalizować niechęć do zmiany?

Wzięliśmy lekcję z historii pingwinów. Stworzyliśmy tzw. ‘stakeholder management map’, aby zrozumieć, jak duży jest opór na tę zmianę. Doszliśmy także do wniosku, że projekt będzie działał na zasadach inicjatyw oddolnych i stworzyliśmy obszerny plan komunikacji. Zaprosiliśmy wszystkich pracowników do dołączenia do zespołu projektowego.

I zgłosiło się aż 72 osoby! Na taką skalę projektu zazwyczaj nominuje się 20 ambasadorów, Wy zaprosiliście wszystkich?

Zarówno zarząd, jak i doradcy ds środowiska pracy rekomendowali ograniczenie grupy, jak wspomniałaś do 20 osób. Jednak intencje, pasja ludzi i chęć dołączenia do projektu była tak wielka, że skupiliśmy się na znalezieniu sposobów włączenia wszystkich. To było na ten czas kluczowe dla nas, w związku z czym JLL zalecił podzielenie ambasadorów na trzy sztaby. Mogę godzinami mówić o ich wpływie na końcowy efekt: burzach mózgów, kreatywnych pomysłach, świetnych decyzjach, zabawie i ogromnej roli, jaką odegrali w zakresie komunikacji. My nie tylko zaczęliśmy marzyć razem, my razem zapoczątkowaliśmy nową kulturę.

Tak więc nowe biuro wskrzesiło nową kulturę. Jakie są główne zmiany?

Wprowadziliśmy elastyczny czas pracy, ponieważ szanujemy indywidualne potrzeby naszych pracowników. Dla niektórych lepiej jest przyjść do biura wcześniej i wyjść wcześniej, aby uniknąć korków w godzinach szczytu, podczas gdy inni wolą rozpocząć dzień od zajęć fitness lub śniadania z przyjaciółmi. Praca zdalna, z domu jest teraz również opcją. Spotkania organizowane są tylko między godziną 10.00 a 15.00, od poniedziałku do czwartku, co daje więcej czasu na pracę w skupieniu i skuteczne wdrażanie projektów. Cały czas szukamy najlepszych rozwiązań i ulepszeń w dziedzinie well-being. Pomimo faktu, że rozgościliśmy się w naszym nowym biurze na dobre, nadal regularnie spotykam się z moim byłym zespołem projektowym, aby zrozumieć, co jeszcze można zrobić, aby nasi pracownicy czuli się jak w domu.

Największe wyzwanie podczas przeprowadzki?

Zaskakująco, brak ostatecznej decyzji zarządu czy przeprowadzać się, czy nie. Stan zawieszenia i niejasność sytuacji wywołał pewną frustrację.

Jakieś niespodzianki?

Zdaliśmy sobie sprawę, że mamy około 100 zamkniętych pokoi. Oczywiście wiemy, że istnieją różne firmy, działające w różnych konfiguracjach i formatach. Ta konfiguracja była zaleceniem naszego zespołu kierowniczego. Zajęło nam trochę czasu, aby dojść do wniosku, że wszyscy przenosimy się na ‘open space’, w tym zespół zarządzający najwyższego szczebla.

 

Ponad 92% pracowników stwierdziło, że są zadowoleni ze zmiany. To świetny wynik!

Istnieją oczywiście narzędzia, które mogą zmierzyć ogólny sukces projektu. Dla mnie ten wynik jest wielkim osobistym sukcesem. Chociaż projekt był bardzo wymagający, nie żałuję ani jednego dnia, ani jednej zarwanej nocy. Najważniejsze jest to, że dzisiaj jesteśmy bardzo dumni z tej zmiany. To niesamowite, ile osób opublikowało w mediach społecznościowych informacje o przeprowadzce i ile wycieczek organizujemy dla naszych klientów, partnerów, rodziny i przyjaciół, aby pokazać nową przestrzeń. Obecnie prowadzimy wiele spotkań i wydarzeń w Business Garden. Mamy bardzo wygodne środowisko pracy i jesteśmy tutaj szczęśliwi.

Liza, dziękuję bardzo i życzę wszystkiego najlepszego na nowej drodze życia Coca Cola w Business Garden.