Największe korporacje, zatrudniające co najmniej kilkaset osób, nadal pracują w trybie zdalnym lub hybrydowym. Oznacza to, że tysiące mkw. powierzchni biurowych są zamknięte lub eksploatowane zaledwie przez około 20% pracowników. Dlatego niektóre firmy decydują się na podnajem części swojej siedziby innym przedsiębiorcom. Eksperci JLL przyznają, że to trend, który może się sukcesywnie rozwijać w 2021 roku. Jednak należy pamiętać, że podnajem nie jest tym samym, co cesja umowy, a przedterminowe rozwiązanie kontraktu na wynajem biura również rządzi się swoimi prawami.
1. Podnajem
Jeśli firma decyduje się podnająć powierzchnię swojego biura, to wydziela jakąś jego część, którą jest gotowa użyczyć na określony czas innemu podmiotowi. Rzadko się zdarza, że mamy w tym wypadku do czynienia z przestrzenią całkowicie niezależną – nawet jeśli jest to odrębne piętro. Podnajmowane biuro to zazwyczaj pewien fragment open space lub kilka przestronnych pokojów i sal konferencyjnych. Miejsca wspólne stanowi na przykład recepcja, kuchnia z jadalnią, strefy relaksu oraz salki przeznaczone na zebrania i narady. Jednak największe wyzwanie wydaje się stwarzać rozdzielenie serwerowni głównie ze względu na bezpieczeństwo danych każdego z podmiotów. Dobrze jest wówczas korzystać z eksperckiej wiedzy informatyków oraz menedżera, który pokieruje całym procesem zmian związanych z podnajmem.
Pamiętajmy, że podnajem to umowa krótkoterminowa wiążąca podnajmującego i podnajemcę. Mimo iż wymaga ona zgody właściciela obiektu to firma, która oddaje część swojej powierzchni podpisuje kontrakt z nową firmą i bierze całkowitą odpowiedzialność za przebieg takiej współpracy. Podnajmujący optymalizuje koszty, a podnajemca eksploatuje wyposażone biuro przystosowane do pracy „od zaraz” przez okres, na jaki umówi się z pierwotnym najemcą danego obiektu. Każda strona transakcji odnosi korzyści. O powodzeniu całego przedsięwzięcia będzie decydować przemyślana decyzja firmy ogłaszającej możliwość podnajmu, jej dobre relacje z właścicielem budynku oraz właściwe przeprowadzenie całej transakcji. Podnajem to odrębna umowa wymagająca odpowiedniego przygotowania, czasami negocjacji w ramach umowy wiążącej najemcę z wynajmującym oraz ustalenia finalnych warunków transakcji właściwych dla obu stron. Dlatego ważne jest w takim procesie solidne wsparcie doradców
2. Cesja
Cesja umowy odbywa się wtedy, gdy umowa zostaje przeniesiona z najemcy na nowy podmiot, który przejmuje wszystkie jego dotychczasowe zobowiązania.
„To nic innego jak przepisanie umowy. Pierwotny najemca przestaje być stroną, a nowa firma przejmuje wszystkie jego dotychczasowe zobowiązania względem właściciela biura. Godzi się zatem na zastane stawki czynszowe, wysokość kaucji lub zabezpieczenia finansowego, okres wypowiedzenia, czas trwania kontraktu oraz inne prawa i obowiązki, czyli zasady takiej współpracy, jakie wcześniej przyjął najemca, który zdaje całą powierzchnię innemu przedsiębiorcy”, mówi Katarzyna Kłaczyńska. „Również w tym przypadku potrzebna jest zgoda właściciela budynku. Ponadto może on wymagać od potencjalnego nowego najemcy raportów finansowych, aby mieć pewność, że dana firma jest wiarygodna i wypłacalna. Choć zdarza się to rzadko, cesja nie zamyka możliwości negocjacyjnych. Jeśli istotne dla wynajmującego zmiany zostaną wpisane do aneksu do umowy, będą one obowiązywać od momentu jej podpisania i przejęcia przez daną firmę powierzchni biurowej”, dodaje Katarzyna Kłaczyńska.
3. Przedterminowe rozwiązanie umowy
W scenariuszu, w którym potencjalny podnajemca staje się głównym najemcą, ponieważ decyduje się na wydłużenie umowy poza zakres trwania dostępnego podnajmu, od razu zapada decyzja o tym, czy negocjowana będzie umowa podnajmu czy bezpośrednia z wynajmującym. Wówczas dobrą opcją jest rozwiązanie kontraktu przed terminem jego zakończenia i podpisanie nowej umowy. Jednak należy pamiętać o kilku ważnych kwestiach. Po pierwsze, terminy zawarte w dokumentach powinny zapewniać ciągłość najmu dla właściciela. Po drugie, należy określić dokładnie, kto odpowiada za przejęcie powierzchni biurowej, ponieważ jest ona w posiadaniu obecnego najemcy, a nie tak jak w większości przypadków przy podpisywaniu nowej umowy w rękach właściciela budynku - ważna jest kwestia odpowiedzialności za stan takiej powierzchni. W tym przypadku warto wyznaczyć project managera, który dopilnuje wszelkich formalności związanych ze zdaniem i przyjmowaniem danego biura oraz dopilnuje, by oczekiwania wynajmującego czy też najemcy były spełnione.
„Zazwyczaj takie transakcje dotyczą najemców będących w trakcie szybkiego rozwoju, gdy zapotrzebowanie na powierzchnię jest większe niż zakładano wcześniej. Wtedy rozmowy toczą się bezpośrednio pomiędzy zainteresowanymi stronami. Takie transakcje ze względu na skomplikowaną konstrukcję są wspierane przez JLL. Aktualnie zdecydowanie częściej możemy spotkać podnajmy, które nie zmieniają układu zależności pomiędzy wynajmującym i najemcą, a jedynie dodają podnajemcę do tego równania. Zarówno cesje, jak i przedterminowe rozwiązania powiązane z zawieraniem w ich miejsce nowych umów stanowią mniejszość ze względu na wyższy poziom skomplikowania i zależności”, podsumowuje Katarzyna Kłaczyńska.