Niepewność spowodowana COVID-19 widoczna jest również na rynku nieruchomości komercyjnych, w tym w sektorze biurowym. Najwięksi gracze, firmy z pokaźnym portfelem biur lub te wynajmujące znaczny wolumen przestrzeni biurowej w danym budynku, coraz częściej rozważają opcję podnajmu części metrażu innemu podmiotowi, który nie stanowi bezpośredniej konkurencji dla nich ani dla innych najemców biurowca. Taki trend coraz mocniej zaznacza swoją obecność w Polsce i wydaje się być dobrym, tymczasowym rozwiązaniem, aby przeczekać czas pandemii. Eksperci JLL podpowiadają jednak, na co zwrócić uwagę w procesie negocjacyjnym takiej transakcji.
Podnajem czy cesja?
Obecnie na rynku nieruchomości komercyjnych w Polsce najbardziej umacnia się trend podnajmu biur. Jednak w przypadku, gdy podnajemca deklaruje chęć pozostania na dłużej w danym biurze niż przewiduje to umowa podnajmu, powinien liczyć z tym, że warunki transakcji mogą się zmienić. Może też rozważyć wejście w bezpośrednią relację z wynajmującym, zawierając z nim umowę najmu na tę powierzchnię po skończeniu podnajmu lub można też sprawdzić możliwość przeprowadzenia cesji. Wszystko zależy od sytuacji rynkowej, relacji z właścicielem budynku oraz dobrej woli wynajmującego. Zazwyczaj taki scenariusz jest dobrym prognostykiem dla obu stron, ponieważ wizja długoterminowej umowy to gwarancja stabilności.
Zatem cesję możemy rozważyć, gdy:
- mamy takie prawo w obecnej umowie,
- właściciel budynku zgodzi się na cesję i zaakceptuje najemcę wchodzącego w zobowiązania dotychczasowego najemcy,
- jeśli nie będziemy użytkować dłużej tej powierzchni i nie zostawiamy jej na wypadek wzrostu zatrudnienia w przyszłości, jednocześnie nie chcemy mieć dalszych zobowiązań względem właściciela budynku i nie chcemy zarządzać podnajmem danej przestrzeni.
Jeżeli zaś decydujemy się na wariant podnajmu, warto zwrócić uwagę na kilka istotnych kwestii.
- Pamiętaj o ograniczeniach
Podnajem nie jest umową niezależną od kontraktu zawartego pomiędzy najemcą a właścicielem obiektu. Przeciwnie. Mimo że jest to nowy dokument, którego stronami stają się podnajmujący, czyli dotychczasowy najemca danej powierzchni, oraz podnajemca, czyli firma, która w określonym czasie będzie korzystać z całości lub wydzielonej części biura, warunki pierwotnego kontraktu najmu nadal są wiążące.
Kluczową sprawą, o której warto wspomnieć, jest istota relacji wynikających z najmu i podnajmu - pomimo zawarcia umowy podnajmu to najemca w dalszym ciągu odpowiada względem wynajmującego za wywiązywanie się z obowiązków umowy obejmującej całą powierzchnię, czyli chociażby płatności czynszu. Zatem jeżeli podnajemca przestanie płacić czynsz, to wynajmujący nadal będzie wymagał wszelkich płatności od najemcy, a nie podnajemcy. Podobnie odpowiedzialność za stan powierzchni oraz użytkowanie jej zgodnie z umownym przeznaczeniem spoczywa na pierwotnym najemcy.
„W rzeczywistości to podmiot wynajmujący biuro ma finalny głos w wielu kwestiach. Zatem firma, u której podnajmujemy powierzchnię nie będzie mogła umownie zagwarantować większych praw niż te, do których się zobowiązała w umowie najmu podpisanej z właścicielem budynku”, dodaje ekspert.
Pamiętajmy również, by na samym początku wykluczyć ograniczenia związane z możliwością podnajęcia powierzchni podmiotom z konkretnych branż - mogą one być określone w umowach zawartych przez właściciela budynku z innymi najemcami oraz przeanalizować sposoby korzystania z biura – które mogą być narzucone w umowie najmu.
- Kopiowanie umowy nic tutaj nie da
Mimo że negocjacje pomiędzy podnajmującym a podnajemcą muszą zakładać pewne ograniczenia i powinny bazować na ustaleniach między wynajmującym a najemcą, to sam podnajem wymaga spisania zupełnie odrębnej umowy. Zatem nie wystarczy skopiowanie zapisów pierwotnego kontraktu podpisanego z właścicielem obiektu. Każdorazowo należy dostosować taki dokument do uzgodnień z firmą, która wprowadzi się na naszą powierzchnię biurową.
- Co warto ustalić przed podpisaniem umowy podnajmu?
Po pierwsze trzeba ustalić okres, na jaki chcemy podnająć powierzchnię, czy na czas krótszy niż który pozostał do wygaśnięcia umowy najmu czy na cały pozostały okres najmu. W tym przypadku należy ustalić wewnętrznie czy tej powierzchni nie planujemy już używać czy z racji np. długiego zobowiązania, które podpisaliśmy z właścicielem, planujemy dać ją do dyspozycji tylko na pewien czas. Należy wyznaczyć też, jaki najkrótszy okres będzie nas satysfakcjonował, by móc odpowiedzieć potencjalnemu krótkoterminowemu podnajemcy.
Należy ustalić, jaką minimalną powierzchnię i jaką liczbę miejsc parkingowych chcemy podnająć – całą czy jej część. Wówczas w umowie należy określić kwestie odpowiedzialności za daną powierzchnię, dostępu do niej oraz części wspólnych lub ewentualnego współdzielenia niektórych przestrzeni. Dodatkowo, istotne jest rozeznanie, jak szybko dana przestrzeń może zostać udostępniona i przekazana podnajemcy oraz doprecyzowanie, kiedy dokładnie powinno nastąpić jej oddanie i w jakim stanie. Ważnym punktem w procesie poszukiwania podnajemcy oraz negocjowania umowy podnajmu jest ustalenie z właścicielem, jakie są możliwości dostosowania biura do potrzeb nowej firmy oraz kto będzie odpowiadał za ewentualną rearanżację przestrzeni.
„Podnajmujący najchętniej przekazałby powierzchnię w takim stanie, w jakim ona się znajduje – bez konieczności jej dostosowywania pod potrzeby podnajemcy. W praktyce podnajemca rozważy podnajęcie biura bez konieczności dokonywania dużych zmian w dotychczasowej aranżacji tylko wówczas, gdy umowa podnajmu podpisywana jest na bardzo atrakcyjnych warunkach lub na bardzo krótki okres od kilku miesięcy do roku, dwóch lat. Przy tak krótkim okresie najmu duże modyfikacje nie są opłacalne. Inwestowanie w dostosowanie przestrzeni do oczekiwań nowej firmy ma uzasadnienie i zdarza się zazwyczaj przy podnajmie większej powierzchni oraz na dłuższy okres. Wśród najczęściej dokonywanych zmian jest między innymi dostosowanie okablowania strukturalnego, wydzielenie recepcji czy wyodrębnienie pomieszczenia serwerowni. Do dalszych negocjacji między stronami pozostaje oczywiście kwestia, kto będzie odpowiadał za pokrycie kosztów tych dostosowań technicznych i projektowych. Nie ma tutaj żadnego rynkowego standardu. Wszystko zależy od warunków umowy wypracowanych wspólnie między podmiotami”, wyjaśnia Ida Stankiewicz z JLL.
Do umowy podnajmu powinny być dołączone także załączniki, które oprócz standardowo załączanych dokumentów dobrze, by zawierały na przykład protokół z inwentaryzacji dostępnych mebli czy wyposażenia sal konferencyjnych (rzutniki, projektory, ekrany) oraz kuchni (ekspres do kawy, dystrybutor wody) czy sprzętu biurowego (drukarki, kserokopiarki etc.). Dla podnajemcy to wygoda, gdyż zdejmuje z niego kwestie organizacji wyposażania przestrzeni biurowej tak, aby nadawała się do prowadzenia własnego biznesu.
- Zabezpieczenie podnajmu
Standardowym działaniem jest wpłata przez podnajemcę zabezpieczenia umowy najmu w formie gwarancji bankowej lub kaucji. Jej formuła będzie tożsama z konstrukcją zabezpieczenia, jakie wniósł pierwotny najemca powierzchni przy okazji zawarcia umowy najmu z właścicielem budynku. Podnajmujący będzie wymagać od podnajemcy również przekazania dowodów zawarcia umów ubezpieczenia (ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej oraz ubezpieczenia przedmiotu najmu od uszkodzenia i kradzieży) oraz opłaty składek. Dostarczenie zabezpieczenia i przedstawienie ubezpieczenia jest częstym warunkiem przekazania powierzchni do użytkowania firmie podnajmującej.
Rynek dyktuje trendy
W czasie spowolnienia gospodarczego zjawisko podnajmu nabiera na sile. Najemca dużej powierzchni biurowej poszukuje optymalizacji kosztów, a podnajemcą może kierować chęć skorzystania z atrakcyjnych warunków komercyjnych, realizacja ściśle określonego, czasowego projektu lub choćby chęć sprawdzenia, jak wygląda prowadzenie biznesu w biurze oferującym inny układ, wyższy niż dotychczas standard budynku lub inną, na przykład centralną, lokalizację.
„Zwrot ku podnajmowaniu części metrażu swojego biura jest uzasadniony biznesowo i korzystny dla obu stron takiej transakcji. Jednak warto pamiętać, aby podczas negocjacji zwracać uwagę na szereg niuansów związanych z tym typem transakcji. Obecnie nasz zespół doradza w szeregu takich negocjacji. Każda z nich jest inna i wymaga indywidualnego podejścia oraz bardzo dobrej znajomości realiów rynkowych. Przewidujemy też, że zainteresowanie podnajmami utrzyma się jeszcze w 2021 roku”, podsumowuje Ida Stankiewicz, Dyrektor w Dziale Reprezentacji Najemcy, JLL.