Coworking to generalnie idea „wspólnej pracy”, „dzielenia biura”. Konwencjonalne biuro wynajmuje się w określonym metrażu, na z reguły określony czas przynajmniej kilkunastu miesięcy. Freelancerzy, start-upy oraz mikroprzedsiębiorcy nie potrzebują takiego rozwiązania, wręcz w większości przypadków nie mogą sobie na to pozwolić ze względu na koszty, które trzeba ponieść . Wielu z nich decyduje pracować się z domu, co na początku ma wiele zalet: nie trzeba tracić czasu na dojazdy, w międzyczasie można wykonać kilka prac domowych itd. Praca w domu na dłuższą metę nie jest jednak dobrym rozwiązaniem – okazuje się, że trudno oddzielić obowiązki zawodowe od życia prywatnego, a także brakuje kontaktu z innymi pracownikami. Stąd coraz częściej powstają biura coworkingowe, gdzie można przyjść, wynająć biurko na wybraną liczbę godzin, popracować niezależnie, ale już w znacznie bardziej kreatywnej atmosferze, skorzystać z przygotowanych przez właściciela biura urządzeń biurowych (ksero, bindownica), napić się dobrej kawy.
Anna Wasilewska-Dąbek: Jakie są zalety biura coworkingowego?
Anna Kaźmierska: Biuro coworkingowe ma mnóstwo zalet: zaczynając od nieporównywalnie niższych kosztów wynajmu, gdyż współdzielenie przestrzeni jest znacznie tańsze niż jej samodzielny wynajem; poprzez brak konieczności ponoszenia kosztów wyposażenia biura. Oprócz aspektów ekonomicznych warto zwrócić uwagę na kwestie zawodowe – nie trzeba zajmować się kwestiami związanymi z dbaniem o lokal, a można skoncentrować się na pracy. Ogromną zaletą jest również możliwość podjęcia współpracy z innymi użytkownikami biura. W wielu przypadkach skutkuje to pomysłami na nowe biznesy. Nie bez znaczenia pozostają również korzyści w aspekcie społecznym, które daje oddzielenie strefy domu od strefy pracy, pracę w warunkach bardziej biurowych z motywującymi bodźcami oraz atmosferą, jak również udział w różnych wspólnych wydarzeniach, które mają na celu nawiązaniu relacji wśród uczestników przestrzeni. Podsumowując, coworking to znakomite rozwiązanie dla niewielkich, z reguły jednoosobowych firm, których nie stać na długoterminowy wynajem.
Brzmi fantastycznie! Najemca nie ryzykuje zbyt wiele, a wynajmujący?
Anna Kaźmierska: Często spotykaną praktyką w przypadku coworkingu jest zawieranie umów w oparciu o regulamin, który określa szczegółowe zasady korzystania przez przedsiębiorcę-najemcę z udostępnianych mu pomieszczeń biurowych i sprzętu. Taki regulamin zabezpiecza obie strony.
A jeśli jestem małą firmą i potrzebuje trochę więcej niż jednego biurka na parę godzin w tygodniu - jakie mam szanse na nowoczesne, niewielkie biuro w dobrej lokalizacji.
Anna Kaźmierska: Mniejsza firma może rozważyć kilka opcji. Pierwszą z nich jest wynajem w apartamentowcu eleganckiego mieszkania, które można zaadaptować na biuro – ten wariant jest jednak dość kosztowy. Drugą opcją jest wynajem biura serwisowanego, czyli urządzonych pokojów biurowych (a nie biurka jak w przypadku coworkingu, dlatego biuro serwisowe jest droższe), a zaletą takiego rozwiązania jest więcej prywatności i spokoju niż w modelu coworkingu. Kolejnym wariantem do rozważenia jest najem małego modułu w biurowcu. Jest to rzadziej spotykane rozwiązanie, jako że nie wszyscy właściciele chcą wydzielać takie powierzchnie. W tym modelu płaci się więcej niż za zajmowaną powierzchnią, bo do rachunku dochodzą również współczynnik części wspólnych. Umowę zaś zawiera się na minimum kilkanaście miesięcy.
W przypadku coworkingu biurka można wynająć w biurowcach, ale także w willach z ogrodem czy kamienicach. Dostaje się dostęp do usług podobnych jak w przypadku biur serwisowanych, czyli m.in. możliwość rejestracji spółki pod tym adresem, dostęp do Internetu, usług recepcyjnych, usług odbierania poczty, pomocy sekretarki, drukowania, wynajmu sal konferencyjnych na godziny, korzystanie z urządzeń biurowych, takich jak ksero, drukarki, skanery, bindownice, a także dostęp do wyposażonej kuchni.
Na co zwracać szczególną uwagę przy wynajmie biura coworkingowego?
Anna Kaźmierska: W wielu przypadkach wystarczy przyjść i pracować, ale warto pamiętać, że pomimo tego, że brak biurek to nie jest częste zjawisko, trzeba się liczyć z tym, że nie ma gwarancji wolnego miejsca. Modele kosztowe są różne – można przysłowiowo wejść z ulicy i zapłacić np. 5 zł za godzinę, albo wykupić abonament (np. 25 godzin pracy za 99 zł), uzyskując możliwość korzystania z biurka, Internetu, kawy, herbaty i możliwością kilku wydruków. Ideą coworkingu jest ograniczenie formalności i uproszczenie procesu w myśl zasady: zapłacić-skorzystać-wyjść-polubić-wrócić, dlatego zdarza się, że strony podpisują prostą umowę zawierającą informację o usługach, do jakich ma się dostęp, ale czasami wystarczy po prostu podpisanie regulaminu o którym wcześniej wspominała,. Koszty mediów (prądu, wody) są wliczone. Umowy można podpisać na kilka godzin, na miesiąc, na rok - w zależności od potrzeb. Właścicieli firm coworkingowych cechuje bardzo elastyczne podejście do klienta.
Mam nadzieję, że zainspirujemy tym materiałem jakiegoś młodego geniusza do pracy w biurze coworkingowym. Dziękuje za rozmowę.
Anna Kaźmierska: Ja również! Dziękuję.
Anna Wasilewska-Dąbek
Menadżer ds. Komunikacji w Europie Centralnej i Wschodniej w JLL
Wywiad przeprowadziła Anna Wasilewska-Dąbek, Redaktor Bazabiur.pl. Anna specjalizuje się w komunikacji typu B2B, CRM oraz digital marketingu. Swoje 15 letnie doświadczenie zdobywała w Polsce i za granicą pracując dla takich korporacji jak DHL czy King Sturge. Z JLL związana jest od 4 lat.