Każdy klient jest wyjątkowy i ma inne cele oraz potrzeby w zakresie swojego biura. W JLL z przyjemnością stawiamy czoła wszelkim wyzwaniom i pomagamy dostosować przestrzeń do prowadzonego biznesu i tym samym wesprzeć ich rozwój. Serdecznie zachęcamy do zapoznania się z procesem transformacji biura PURO Hotels w Warszawie w wywiadzie z Siren Knudsen, Head of Digital Transformation, Operative Optimisation and ESG in PURO Hotels. Biuro Puro Hotels znajduje się w budynku Q22, którego właścicielem jest Invesco. Dowiecie się, jak niezwykła jest ta marka oraz ludzie, którzy ją tworzą. Projekt oraz wywiad przeprowadziła Karolina Adamiak, Senior Tenant Representation Consultant w Agencji Biurowej JLL.
KA: Siren, czy mogłabyś opowiedzieć więcej o tym, jak PURO Hotels rozwijało się przez ostatnie lata w Polsce?
SK: Nasza przygoda trwa już ponad 11 lat. Lubimy mówić, że PURO to nie tylko hotel, a sposób na życie. Zawsze dążyliśmy do tego, by być marką, w której lokalna społeczność i goście hotelowi mogą się łączyć, dzielić doświadczeniem, odkrywać i inspirować. Każdy z naszych hoteli jest wyjątkowy, nie mamy jednego wzorca, który powtarzamy i nigdy go nie mieliśmy. To, co zawsze wyróżniało nas spośród innych hoteli, to szczególna dbałość o szczegóły, wyjątkowy design i wszechobecna sztuka. Jesteśmy polską marką ze skandynawskimi korzeniami, ale w ciągu najbliższych dwóch lat będziemy mieli pierwszy hotel za granicą, w Budapeszcie. Ten i kolejne dwa hotele w Warszawie, pokazują jak bardzo rozwinęliśmy się w ostatnich latach.
KA: Co było powodem, że zaczęliście szukać nowych rozwiązań dla przestrzeni biurowej PURO?
SK: Nasi pracownicy naprawdę czuli, że potrzebują więcej przestrzeni wspólnej i dedykowanych stref dostosowanych do różnego rodzaju pracy. Aby spędzać razem czas, jeść razem lunch, dzielić się myślami, robić burze mózgów i mieć możliwość odbycia kameralnego spotkania w cztery oczy. Był też jeden niezaprzeczalny fakt - w naszym biurze niestety nie było ducha PURO, który tworzymy dla naszych Gości. Dlatego musieliśmy wkroczyć w nową aranżację i wsłuchać się w rozmaite potrzeby naszego zespołu. Cenimy różnorodność, jaką charakteryzują się pracownicy PURO, dlatego ważne było, aby każdy czuł się dobrze w naszej przestrzeni. Cytując naszego CEO, Hansa Grønnestada - „Nie sposób pominąć aspektu miejsc do spotkań w aranżacji przestrzeni biurowej. Jest to powód dla którego ludzie tu przychodzą - żeby współpracować.”
Ze względu na hybrydowy styl pracy i częste podróże naszych pracowników, biurka często były wolne. Postanowiliśmy więc efektywnie wykorzystać przestrzeń, aby:
- Zmniejszyć ślad węglowy.
- Zapewnić więcej nieformalnej przestrzeni do pracy i interakcji pomiędzy pracownikami.
- Zapewnić wystarczająco miejsca do współpracy i spotkań, uwzględniając ich różnorodną naturę.
KA: Czy możesz krótko podsumować, jak wyglądał proces rearanżacji biura?
SK: Braliśmy pod uwagę różne rozwiązania. Wyprowadzka do nowego biura lub rozbudowa przestrzeni na istniejącym piętrze w Q22. Potrzebowaliśmy wsparcia ekspertów JLL Workplace Advisory , którzy wykonali badanie sprawdzające jakie rzeczywiście potrzeby ma nasz zespół i jakim wyzwaniom musimy sprostać, by wszystkim pracowało się lepiej. Dzięki wynikom badania i nowoczesnemu podejściu ekspertów JLL, zdecydowaliśmy się na pozostanie w tym samym budynku i połączenie pracowników z dwóch pięter. Jakub Zieliński, Head of Workplace Strayegy & Change Management w JLL oraz Dominika Bartyzel-Oleksa, Senior Consultant pomogli nam poprowadzić projekt workplace, w którym musieliśmy zaaranżować 600 m kw. dla 80 osób. W projekt zaangażowani byli interesariusze PURO, a w kolejnej fazie uwzględnione zostały również wyniki badania z odpowiedziami pracowników. Na podstawie wniosków eksperci z JLL przeprowadzili dla nas całościowe badanie rynku, weryfikację czynników miękkich i finansowych, a także wsparli nas w negocjacjach umowy najmu .Na koniec zatrudniliśmy Tétris, projektowo-budowlane ramię JLL, do wykonania projektu koncepcyjnego, a następnie prac aranżacyjnych. To, że mieliśmy jeden punkt konktaktu przez cały projekt biurowy znacząco go usprawniło.
KA: Czy pracownicy PURO byli częścią procesu zmiany?
SK: Tak. Było dla nas kluczowe, aby pracownicy PURO czuli się częścią tej zmiany. Chodziło o nich i o efektywność przestrzeni biurowej. Szefowie działów wzięli udział w projekcie Workplace Advisory z JLL, gdzie ich głos został wysłuchany. Nasze zespoły ścieśle współpracowały też z Tetris podczas projektowania koncepcyjnego i prac aranżacyjnych. W trakcie procesu informowaliśmy wszystkich członków zespołu, jakie zmiany zostaną wprowadzone.
KA: Co jest najbardziej nietypowym aspektem nowej aranżacji biura PURO?
SK: Braliśmy pod uwagę głos naszych pracowników i staraliśmy się realizować to, o co prosili, a jednocześnie udało nam się zmniejszyć całkowitą powierzchnię biura i połączyć dwie grupy, które wcześniej mieściły się na dwóch różnych piętrach. Zabraliśmy również nieużywane meble z hoteli i zaangażowaliśmy nasz wewnętrzny Zespół Projektowy, aby zapewnić atmosferę PURO w przestrzeni biurowej. Nasze miejsca spotkań noszą nazwy najbardziej klasycznych mebli designerskich, które się w nich znajdują. Na przykład mamy salkę nazwaną BIRDY (klasyczna lampa firmy Northern Lighting), kolejna to MASCULO (krzesła firmy GamFratesi). Na ścianach umieściliśmy plakaty lokalnych artystów, takich jak Michał Loba, które są również obecne w naszych warszawskich hotelach. Choć nasze biuro jest obecnie mniejsze niż suma dwóch oddzielnych powierzchni, to dzięki wprowadzeniu przemyślanych rozwiązań i dobremu zaprojektowaniu w stylu „PURO”, członkowie naszego zespołu bardziej je doceniają i chętniej odwiedzają.Pogłębia to również ich relacje z marką. Większa kuchnia, kilka salek konferencyjnych, strefy do pracy cichej i kreatywnej, a także budki do pracy samodzielnej, bardziej efektywnie odpowiadają ich potrzebom.
KA: Jak opisałabyś pracowników PURO Hotels?
SK: Młodzi, dynamiczni, kreatywni i nastawieni na czerpanie radości z życia. Pełnione funkcje i cechy charakterystyczne naszych zespołów różnią się znacząco, dlatego chcieliśmy aby nowy układ biura dawał nam możliwość lepszego poznania siebie i zbudowanie poczucia wspólnoty.
KA: Czy zmiana aranżacji przestrzeni biurowej wpłynęła pozytywnie na pracowników PURO?
SK: Tak. Widzimy, że nieformalne miejsce spotkań i kuchnia są powszechnie używane. Wielkość tych przestrzeni pozwala na to, aby kilka zespołów mogło z niej korzystać i wspólnie jeść lub napić się kawy. Ponadto chcieliśmy stworzyć przytulną, domową atmosferę, dlatego biuro jest wyposażone w dużo bardziej estetyczny sposób niż dotychczas. Zauważyliśmy, że frekwencja pracowników jest wysoka, mimo iż funkcjonuje u nas hybrydowy model pracy. Odbieram to jako znak, że pracownicy PURO dobrze czują się w nowym biurze. Atmosfera jest luźna i pełna dobrych wibracji. Po zmianie stwierdziliśmy, że zespół jest bardziej otwarty na zmiany niż wcześniej zakładaliśmy.
KA: Co najbardziej podoba się Tobie w pracy w PURO?
SK: To młoda, rozwijająca się firma, dlatego dla osoby nastawionej na zmiany, takiej jak ja, jest wiele możliwości nowych wyzwań, w tym możliwość poprawy warunków pracy moich kolegów poprzez usprawnienie miejsca pracy i cyfrową transformację.
KA: Co Tobie osobiście najbardziej podoba się w nowym biurze?
SK: To, że moi koledzy i koleżanki wydają się szczęśliwi, bardziej zżyci i czują się dobrze w nowej przestrzeni.
KA: Jesteś odpowiedzialna za CSR w PURO. Jak ważne dla organizacji było odtworzenie warszawskiego biura w najbardziej zrównoważony sposób?
SK: CSR i ESG leżą mocno w wartościach naszej marki. Oto kilka przykładów, jak włączyliśmy te koncepcje do naszego nowego biura:
- Lepsze samopoczucie w przyjemniejszym projekcie i układzie.
- Bardziej efektywne wykorzystanie przestrzeni biurowej, prowadzące do obniżenia kosztów. Zmniejszyliśmy powierzchnię o 20% pomimo wzrostu organizacyjnego o 30% w okresie transformacji i stworzyliśmy więcej stref wspólnych, co również prowadzi do zmniejszenia śladu węglowego.
- Przyczynianie się do gospodarki cyrkularnej poprzez ponowne wykorzystanie starych lub nieużywanych mebli z hoteli, jednocześnie nadając biuru charakter PURO.
- Lokalizacja w Q22, certyfikowanym budynku biurowym - jako pierwszy w Polsce uzyskał status BREEAM In-Use Outstanding. Jest też całkowicie zasilany energią odnawialną z farm wiatrowych.
- Lepsza komunikacja między działami dzięki rotacji miejsc siedzących i dużej kuchni.
KA: Jakie są kluczowe wartości dla PURO Hotels jako firmy i jak są one odzwierciedlone w przestrzeni biurowej?
SK: Wartości PURO to: Honest, Playful, Eclectic, Detail, Local. Na każdym kroku staramy się odzwierciedlać nasze wartości, aby być spójnym w naszych działaniach. Pracując w przestrzeni odmienionej dzięki ekspertom JLL widać, że mamy bardziej przejrzystą komunikację, ponieważ wszyscy jesteśmy w tych samych pomieszczeniach, projekt wnętrza zwraca uwagę na szczegóły, jesteśmy bardzo wyluzowani i nieformalni, a także dążymy do stworzenia środowiska integracyjnego pomimo naszych różnic. Centralna lokalizacja jest typowa dla wszystkich naszych hoteli, podobnie jak nasze biuro.
KA: Co daje Tobie inspirację do pracy?
SK: Dobra atmosfera i otwarty dialog, wspieranie pozytywnych zmian i wzajemny szacunek dla wkładu każdego w zespół.
