Elastyczność, wydajność powierzchni biurowej i bezpieczeństwo działalności kluczowymi wymogami sektora nowoczesnych usług biznesowych względem biurowców
Na podstawie raportu przygotowanego przez Jones Lang LaSalle, Skanska oraz Związek Liderów Sektora Usług Biznesowych (ABSL)
Warszawa, 11 września 2012 – Jones Lang LaSalle opublikował unikalny raport badawczy pt. Firmy z sektora BPO/SSC zabierają głos w sprawie biurowców dostosowanych do ich potrzeb, dotyczący sektora nowoczesnych usług biznesowych w Polsce. Materiał powstał we współpracy z firmą Skanska oraz Związkiem Liderów Sektora Usług Biznesowych (ABSL).
Celem raportu jest przedstawienie wymogów firm z sektora usług dla biznesu odnośnie nieruchomości biurowych, tak aby realizowane w Polsce inwestycje biurowe w coraz pełniejszy sposób odpowiadały na konkretne oczekiwania tej branży, stanowiącej ważną grupę najemców w całym kraju. Podstawą analizy było wykonanie szczegółowych ankiet oraz szereg spotkań i bezpośrednich wywiadów z przedstawicielami korporacji z omawianego sektora.
W ciągu ostatnich kilku lat Polska osiągnęła pozycję lidera pod względem wielkości zatrudnienia w sektorze nowoczesnych usług biznesowych w Europie Środkowo-Wschodniej i stała się jedną z kluczowych lokalizacji na światowej mapie outsourcingu dla inwestycji tego typu. Według danych Związku Liderów Sektora Usług Biznesowych w Polsce (ABSL), do końca 2012 roku branża będzie zatrudniać już około 100 tysięcy osób. Z kolei, średni roczny wzrost liczby pracowników sektora w latach 2008-2011 wyniósł około 20%. Dlatego też, firmy świadczące usługi outsourcingu lub tworzące swoje centra usług w Polsce, stały się głównym motorem napędowym popytu na powierzchnie biurowe w dużych, a nawet mniejszych ośrodkach miejskich na terenie kraju.
Wymagania funkcjonalne i techniczne najemców z branży outsourcingu można sprowadzić do trzech kluczowych płaszczyzn. Są nimi: elastyczność i wydajność powierzchni biurowej oraz bezpieczeństwo działalności. Poniżej zestawiono najważniejsze wnioski i konkluzje wynikające z publikacji, a dotyczące tych trzech zagadnień.
Elastyczność powierzchni biurowej
Firmy z branży nowoczesnych usług dla biznesu działają przede wszystkim w przestrzeniach otwartych, tzw. „open space", przy czym, w przypadku zdecydowanej większości respondentów, powierzchnia biurowa obejmuje wydzielone części przeznaczone na sale konferencyjno-szkoleniowe. W przypadku 37% firm stanowiły one 10% do 20% powierzchni biura, a dla kolejnych 37% - do 10% całkowitej powierzchni najmu.
Anna Kot, Dyrektor Działu Agencji Biurowej i Reprezentacji Najemców, Jones Lang LaSalle komentuje: „Aranżacja typu „open space" daje możliwość swobodnego i elastycznego zaprojektowania wnętrza z uwzględnieniem takich sposobów optymalizacji powierzchni jak współużytkowanie biurek (z ang. hot-desking czy shared-desking). Kluczowa jest łatwość dostosowania powierzchni do zmieniających się potrzeb, szczególnie w zakresie liczby pracowników. Co istotne, poziom zatrudnienia u najemców z analizowanego sektora podlega fluktuacjom – najczęściej jest to związane z pozyskaniem nowego klienta i koniecznością dodatkowej rekrutacji. Nie dziwi zatem, iż respondenci wskazywali w ankiecie jako istotny wymóg możliwość wynajęcia dodatkowej powierzchni w ramach tego samego obiektu lub kompleksu biurowego w sytuacji znaczącego przyrostu kadry. Mniejsze zwyżki zatrudnienia organizowane są w postaci przearanżowania zajmowanej dotychczas powierzchni, która jednak musi być odpowiednio elastyczna, aby to było możliwe. Zmiany w aranżacji przestrzeni biurowej są zjawiskiem często praktykowanym przez najemców z sektora usług biznesowych".
Wydajność biura
Prawie połowa ankietowanych firm (47%) preferuje wskaźnik powierzchni biurowej przypadającej na jednego pracownika na poziomie 7-8 mkw., a dla kolejnych 24% optymalne zagęszczenie powierzchni to 8-9 mkw. W przypadku głównej siedziby firmy, współczynnik ten wynosi przeważnie 11-15 mkw.
Przy większym zagęszczeniu osób na piętrze mogą wystąpić problemy z wentylacją, dlatego też 38,5% firm wymaga wyższej niż standardowa wymiany powietrza (czyli więcej niż 30 m3/osoba/godzina). 61,5% organizacji uważa, że wystarczy standardowa wymiana zgodna z przepisami prawa.
Oprócz bardziej wydajnej wymiany powierzchnia czy wentylacji, firmy z sektora nowoczesnych usług biznesowych preferują system klimatyzacji (grzanie i chłodzenie) oparty na fancoilach, a zatem klimakonwektorach i większość chciałyby mieć możliwość regulacji temperatury o +/- 3 stopnie Celsjusza od temperatury wyjściowej.
„Obok wentylacji mechanicznej pozostaje również wentylacja naturalna. Większość uczestników przedmiotowego badania chce mieć w biurze możliwość otworzenia okna nawet kosztem mniejszej kontrolowalności systemu klimatyzacji. Uchylne okna sprawdzają się przede wszystkim poza okresem letnim, przy umiarkowanych temperaturach na zewnątrz" - wyjaśnia Anna Kot.
Bezpieczeństwo prowadzonej działalności
Specyfika sektora nowoczesnych usług dla biznesu polega m.in. na szczególnej dbałości o kwestie bezpieczeństwa operacji. Nacisk ten odzwierciedlony jest również w wadze, jaką przywiązują respondenci ankiety do lokalizacji budynku biurowego, która znalazła się wśród trzech głównych aspektów najważniejszych dla najemców. Dla ponad 50% firm nie ma znaczenia czy ich biuro będzie zlokalizowane w centrum czy poza nim, w przypadku dobrze rozwiniętej komunikacji publicznej. Jedna trzecia jednak (36%) preferuje lokalizacje poza centrum, przeważnie w związku z czynnikiem kosztowym. Jedynie 11% firm, które odpowiedziały na ankietę, wybiera lokalizację w centrum, celem ułatwienia dojazdu do pracy pracownikom z różnych części miasta.
Anna Kot podkreśla: „Liczy się nie tylko sam dostęp do transportu publicznego ale również liczba i częstotliwość kursowania jego środków. Jest bowiem niezwykle istotne, żeby większa grupa osób kończąca pracę i opuszczająca biuro o tej samej porze, miała łatwy i szybki dostęp do środków komunikacji publicznej. Kwestia ta jest szczególnie istotna dla centrów usług biznesowych działających 24h/dobę, obsługujących klientów spoza Europy."
W celu zapewnienia bezpieczeństwa, 43% respondentów ankiety wymaga, aby windy z parkingu podziemnego biurowca kursowały tylko pomiędzy kondygnacjami parkingowymi a parterem, tak by wszystkie osoby wjeżdżające windą z parkingu były kontrolowane przez recepcję budynkową, zanim pojadą na wyższe piętra. Na ten czynnik należy zwrócić szczególną uwagę podczas projektowania biurowca, ponieważ spełnienie tego typu wymogu najemcy może okazać się niemożliwe lub trudne do spełnienia już po zakończeniu realizacji budynku.
Bezpieczeństwo to również niezależność energetyczna. Firmy z sektora standardowo oczekują dwustronnego zasilania budynku w energią elektryczną. Co w przypadku całkowitego odcięcia zewnętrznego źródła energii? 83% ankietowanych wymaga zapewniania prądu z budynkowego generatora do swoich serwerowni. Co więcej, ponad połowa respondentów preferuje utrzymanie funkcjonalności stanowisk pracy w przypadku awarii zewnętrznego zasilania budynku, a niektórzy najemcy oczekują dodatkowo drugiego, zapasowego generatora w przypadku awarii pierwszego. Dlatego też przygotowanie odpowiedniego miejsca pod generatory prądu jest wymagane na etapie planowania nieruchomości biurowej.
Paweł Warda, Dyrektor Działu Zarządzania Projektami w Europie Środkowo-Wschodniej, Jones Lang LaSalle podkreśla: „Badanie uwypukliło również kilka znanych od lat problemów, z jakimi zmagają się najemcy już w trakcie użytkowania powierzchni. Są wśród nich takie zagadnienia jak nieefektywna klimatyzacja, niepoprawnie zaprojektowana instalacja nawiewna powodująca dyskomfort użytkowników, zbyt mała liczba naściennych zadajników na powierzchni typu „open space" i niska przepustowość wind. Dla ponad połowy ankietowanych firm nie ma znaczenia, czy budynek posiada zielony certyfikat taki jak LEED, BREEAM, DGNB. Jednak w trakcie wywiadów z firmami często wskazywały one jako pożądane niektóre rozwiązania promowane w trakcie certyfikacji budynków. Prawie wszystkie korporacje angażują się również w działania CSR (96%), co, jeśli nie teraz, to na pewno w niedalekiej przyszłości będzie się przekładać na chęć lokowania się w zielonych budynkach i promocję idei zrównoważonego rozwoju".