Anna Wasilewska-Dąbek: Według definicji bezpieczeństwo daje nam poczucie komfortu i braku zagrożenia. Jest procesem, a nie stanem jak niektórzy uważają, ponieważ zagrożenia się zmieniają. Co to znaczy, że budynek jest bezpieczny?
Magdalena Majchrzak: Przy budynkach biurowych jest podobnie. Zapobieganie zagrożeniom ma czasem charakter dość dynamiczny, a rodzajów bezpieczeństwa jest wiele. Możemy mówić o bezpieczeństwie fizycznym osób przebywających w budynku, o zapewnieniu bezpieczeństwa konstrukcji, o bezpieczeństwie teleinformatycznym, finansowym, a nawet o bezpieczeństwie publicznym, jeżeli obiekt jest dostępny dla osób z zewnątrz. Jak Pani wspomniała, bezpieczeństwo to poczucie braku zagrożenia. Z punktu widzenia najemcy, budynek bezpieczny to taki, w którym bez przeszkód możemy prowadzić interesy firmy, ze świadomością, że tym interesom nic nie zagraża.
Anna Wasilewska-Dąbek: Jakie aspekty związane z bezpieczeństwem w konkretnej lokalizacji są najważniejsze z punktu widzenia najemcy?
Magdalena Majchrzak: Bardzo dużo zależy od tego, jaki to jest najemca i jakie są jego potrzeby. Jednak na samym szczycie listy wymagań dotyczących bezpieczeństwa jest bezpieczeństwo energetyczne i bezpieczeństwo teleinformatyczne. Umówmy się – nie można pracować bez zasilania. Jest to absolutna podstawa i bez odpowiednich zabezpieczeń żadna firma nie jest w stanie prowadzić działalności. Podobnie jeśli chodzi o zapewnienie Internetu. Obecnie istnieje mnóstwo rozwiązań pozwalających na zabezpieczenie budynku w razie braku energii elektrycznej. Każdy potencjalny najemca powinien zastanowić się jak będzie działał w przypadku przerwy w zasilaniu. Zwłaszcza jeśli przerwa jest dłuższa niż kilka godzin, co uniemożliwia prawidłowe funkcjonowanie serwerów oraz kontroli dostępu. Warto zapytać, czy budynek jest odpowiednio przygotowany na podobną ewentualność. Bardzo ważne jest też sprawdzenie praw do własności budynku. Nie oszczędzajmy na prawnikach przy podpisywaniu umowy najmu ponieważ dobrze przygotowany kontrakt da nam poczucie bezpieczeństwa finansowego.
Anna Wasilewska-Dąbek: Czy klient najemcy może mieć wpływ na rozwiązania z zakresu bezpieczeństwa biura?
Magdalena Majchrzak: Jak najbardziej! Część firm świadcząca usługi dla poważnych kontrahentów przechodzi audyty bezpieczeństwa swoich biur. Wymagania klientów bywają mocno wyśrubowane. W takim audycie klienci pytają o różne aspekty związane z bezpieczeństwem – począwszy od stref pożarowych na skomplikowanych systemach alarmowych kończąc. Dlatego dla najemcy często ważne są informacje związane z bezpieczeństwem konstrukcyjnym budynku, obsługą budynku, systemami bezpieczeństwa oraz monitoringiem. Klienci zwracają uwagę nawet na jakość wykonania ścian działowych kartonowo-gipsowych oraz na to, w jaki sposób otwierają się drzwi do toalety. To może wydawać się zabawne, ale wcale nierzadko z powodów wymagań klienta najemcy decydują się na zmianę lokalizacji.
Anna Wasilewska-Dąbek: Co jest najczęstszym błędem popełnianym przez wynajmujących?
Magdalena Majchrzak: Myślę, że zbytnie upiększanie rzeczywistości oraz składanie obietnic już na samym początku rozmów. Osoba zainteresowana powierzchnią nie zawsze potrafi od razu zobaczyć, co można z tą powierzchnią zrobić. Wiele firm potrzebuje czasu, żeby dobrze przeanalizować ofertę i zastanowić się nad jej potencjałem. Wynajmujący nie powinni zdecydowanie potwierdzać, że zmiany są możliwe, jeśli nie są tego absolutnie pewni.
Anna Wasilewska-Dąbek: Na jakie aspekty mamy wpływ jako użytkownik obiektu, co zależy od właściciela a na co nie mamy wpływu?
Magdalena Majchrzak: W budynku biurowym, który ma wielu najemców, właściwie większość spraw związanych z bezpieczeństwem obiektu zależy od jego Właściciela. Oczywiście znaczna ich część ma uregulowania prawne, które muszą zostać spełnione. Pozostają jednak tematy związane z funkcjonalnością tego budynku i mające ogromny wpływ na bezpieczeństwo fizyczne osób przebywających w obiekcie. Chodzi mi przede wszystkich o odpowiednie zabezpieczenie wszystkich wejść i wyjść. Niestety, kilka znanych mi przypadków pokazuje, że sama kontrola dostępu absolutnie nie rozwiązuje problemu. Element ludzki bywa zawodny – szczególnie przy wejściach bocznych oraz przejściach z parkingu. Ze swojej strony bardzo dużą wagę przywiązuję do organizacji recepcji w holu głównym. Uważam, ze wielu właścicieli obiektów na etapie projektowania powinno skorzystać z doświadczeń hoteli. Recepcja spełnia funkcje niejako centrum dowodzenia i znakomitego punktu obserwacyjnego. Właściciele budynków zatrudniają wyspecjalizowane firmy do zarządzania obiektami przenosząc sporą część odpowiedzialności na zarządcę. Im taka firma jest rzetelniejsza – tym lepiej dla najemcy.
Anna Wasilewska-Dąbek: Na co powinien zwrócić uwagę najemca wybierając biurowiec?
Magdalena Majchrzak: Wielu najemców kieruje się urodą budynku i prestiżową lokalizacją. Trzeba mieć na względzie, że budynek umieszczony na przykład w samym centrum narażony jest na wiele niedogodności związanych z życiem miasta. Mogą to być choćby różnego rodzaju demonstracje, które niejednokrotnie mają gwałtowny przebieg. Warto sprawdzić, co się dzieje w okolicy. Żyjemy obecnie w dość skomplikowanych czasach i groźba ataków terrorystycznych nie jest aż tak bardzo odległa jakby się mogło wydawać. Dobrze jest sobie wyobrazić potencjalne zagrożenia i ich skutki. To bardzo pomaga i ustawia nieco inną perspektywę.
Anna Wasilewska-Dąbek: Dziękuje za rozmowę.
Anna Wasilewska-Dąbek
Menadżer ds. Komunikacji w Europie Centralnej i Wschodniej w JLL
Wywiad przeprowadziła Anna Wasilewska-Dąbek, Redaktor Bazabiur.pl. Anna specjalizuje się w komunikacji typu B2B, CRM oraz digital marketingu. Swoje 15 letnie doświadczenie zdobywała w Polsce i za granicą pracując dla takich korporacji jak DHL czy King Sturge. Z JLL związana jest od 4 lat.