Najlepsze lokalizacje na polskiej mapie biurowców, dostępne po atrakcyjnych czynszach i na krótszy niż zwyczajowo okres – słowem opcje, o których wiele firm mogło dotychczas jedynie pomarzyć. A z drugiej strony - powierzchnie w nieco trudniejszych, typowych obiektach biurowych, ale za to ze znacząco skorygowaną stawką. Wysyp ofert podnajmu powierzchni biurowych jest nieodzownie związany z czasami spowolnienia gospodarczego i dekoniunktury, uderzającymi w liczne gałęzie biznesu. Jak szacuje JLL, podczas kryzysu w latach 2008-2009 firmy działające w Warszawie oferowały w ramach podnajmów 60 000 mkw. biur. Później sytuacja wróciła do normy, a przedsiębiorstwa szybko weszły na ścieżkę wzrostu. Również teraz, kiedy pandemia ponownie wywróciła do góry nogami gospodarki krajów europejskich, firmy, poszukując oszczędności, coraz chętniej oddają część swojego biura na potrzeby innego biznesu. W Warszawie na przykład na potencjalnych podnajemców czeka około 122 000 mkw. Jak długo podnajmy będą popularne wśród najemców? Jeszcze nie wiadomo. Jednak warto przyjrzeć się bliżej korzyściom i wyzwaniom płynącym z takiego rozwiązania. Prezentujemy pierwszy z cyklu artykuł poświęcony praktycznym zagadnieniom związanym z podnajmem powierzchni.
- Kto oddaje w podnajem, ten decyduje
W pierwszym kroku kluczowa jest analiza na jakie możliwości udostępnienia części powierzchni pozwala nasze biuro. Oczywiście, ćwiczenie to można pominąć, jeśli całe biuro ma być zaoferowane do podnajęcia – tym bardziej, że wtedy oprócz podnajmu pojawiają się również inne sposoby optymalizacji kosztowej. Jakie kwestie należy zatem dobrze przemyśleć? Są nimi m.in. maksymalny metraż przeznaczony na podnajem, ewentualna gotowość do współdzielenia strefy socjalnej, sanitariatów czy recepcji, udostępnienie infrastruktury technicznej innej firmie, w tym choćby sieci internetowej czy serwerowni czy wreszcie liczbę miejsc parkingowych, które możemy oddać wraz z oferowanym biurem. Naprawdę warto zawczasu przedyskutować te kwestie wewnętrznie i sprawdzić gotowość, na ile nasza firma jest gotowa doświadczać niedogodności, które na pewno pojawią się w momencie takich zmian.
W tym kroku należy przemyśleć chociażby opcje rozliczania się z opłat za energię elektryczną, kwestie dostępu do serwerowni podnajmującego oraz ocenić jakie implikacje związane z przepisami przeciwpożarowymi, które pojawią się w momencie wydzielania powierzchni. Kłopotliwa dla najemcy pierwotnego może okazać się przecież konieczność stworzenia drogi ewakuacyjnej, która będzie przebiegać przez zajmowaną przez niego powierzchnię. Jak w takich przypadkach reagować i jakie są optymalne możliwości współpracy, najlepiej podpowie niezależny konsultant firmy doradczej.
- Czy właściciel budynku ma prawo odmówić podnajmu?
Kolejnym krokiem jest analiza umowy najmu z wynajmującym, a w szczególności zapisów dotyczących możliwości podnajmu. Aby rozpocząć proces poszukiwania firmy, która będzie naszym podnajemcą, niezbędna jest zgoda właściciela obiektu oraz doprecyzowanie warunków, na jakich zostanie udzielona. Przykładowo, należy wziąć pod uwagę ewentualny zakaz konkurencji występujący w umowach najmu. Jeżeli widnieje taki zapis w kontrakcie np. z firmą z branży finansowej, która prowadzi działalność w tym samym budynku, być może nie będziemy mogli podjąć współpracy na zasadach podnajmu z innym biznesem z tego sektora. Zakaz konkurencji to przykład dość oczywisty, ale niezbędne jest przedyskutowanie z wynajmującym sytuacji, które mogłyby mieć charakter uznaniowy i które mogłyby prowadzić do niepotrzebnych sporów.
- Inwentaryzacja biura a proces podnajmu
Jest decyzja zarządu o podnajmie biura. Mamy określone z właścicielem biurowca zasady udzielenia zgody na podnajem. Co dalej?
„Pod względem operacyjnym pomoże szczegółowy plan działania i powołanie zespołu odpowiedzialnego za proces podnajmu, który będzie złożony z pracowników firmy chcącej oddać swoją powierzchnię lub jej część. Przykładowo, pomocne będzie wczesne zaangażowanie specjalisty działu IT, który doskonale zna niuanse związane z infrastrukturą technologiczną swojej organizacji. Będzie on mógł stosunkowo szybko odpowiedzieć na ewentualne pytania związane na przykład z rozprowadzeniem sieci informatycznej czy możliwościami położenia kabla światłowodowego w szachtach technicznych. To pomoże w efektywnym poprowadzeniu procesu podnajmu”, dodaje Jakub Sylwestrowicz z JLL.
Wskazane jest również możliwie wczesne „wciągnięcie” do prac przy podnajmie dwóch osób. Po pierwsze, niezbędny będzie prawnik, który na bazie obecnej umowy przygotuje wzór umowy podnajmu. Dodatkowo, w zespole powinien pojawić się przedstawiciel działu facilities. Często przewagą konkurencyjną podnajmów jest to, że są to gotowe do wprowadzenia, umeblowane biura. Tym samym, wskazane będzie przygotowanie inwentaryzacji mebli i ewentualne zweryfikowanie, czy dysponujemy aktualnymi planami powierzchni, z ewentualnymi zmianami aranżacyjnymi. To będzie niezbędne przy kompletowaniu załączników do umowy najmu. Nie warto odkładać tych kwestii na ostatnią chwilę. Pamiętajmy, że dobre przemyślenie praktycznych zagadnień, na jakie będziemy musieli odpowiedzieć, ułatwi nam sprawne poprowadzenie procesu negocjacji i pozwoli podpisać korzystną umowę podnajmu.
- Czy podnajem się opłaca?
Dobre przygotowanie się do procesu podnajęcia naszego biura, to również dopasowanie oczekiwań do rzeczywistości rynkowej. Musimy mieć na uwadze to, że w większości przypadków, podnajmujący nie zarabia na stawkach czynszowych. Podnajem traktowany jest jako optymalizowanie kosztów, poszukiwanie oszczędności ze względu na zmianę modelu pracy czy przejściowe trudności na rynku - w tym przypadku spowodowane głównie pandemią. Idealnie, jeśli jesteśmy w stanie odzyskać 100% tych kosztów, ale wskazane jest określenie, jaki stopień korekty jesteśmy w stanie zaakceptować. W związku z tym, niezbędne jest przeanalizowanie otoczenia konkurencyjnego, w tym wyjściowych stawek najmu w „naszym” biurowcu, a także w innych obiektach biurowych, położonych w najbliższej okolicy. Dzięki temu będziemy w stanie określić stawki, mające odzwierciedlenie w realiach rynkowych, stawki na tyle konkurencyjne, że będą zachęcać do rozważenia naszego biura.
„Przewagą podnajmów jest oczekiwana elastyczność firm oferujących powierzchnię na takich zasadach. W przypadku podnajmu kluczowe jest obniżenie stawki czynszowej oraz zaproponowanie krótkiej umowy najmu, co pozwoli konkurować firmie nie tylko z powierzchniami oferowanymi bezpośrednio przez wynajmujących, ale także przez operatorów przestrzeni flex. Inną zachętą może być na przykład gotowość na rozliczanie czynszu w złotówkach, mimo że zazwyczaj czynsze najemców denominowane są w euro. Do rozważania pozostaje też zabezpieczenie środków na delikatne odświeżenie powierzchni przeznaczonej dla innej firmy lub jej rearanżację. Często pomocne będą nawet drobne zachęty, jak na przykład umożliwienie z korzystania z leasingowanych serwisów do kawy jako „bonus” do umowy podnajmu. To są wszystko składowe oferty. Ale przecież zanim będziemy ją w stanie złożyć, niezbędne jest zadbanie o skuteczny, atrakcyjny wizualnie marketing. Podstawą są profesjonalne zdjęcia, zrobione przy odpowiednim oświetleniu, dobrze wykadrowane i pokazujące uporządkowane biurka i inne oferowane przestrzenie. W przypadku większych podnajmów, wskazane mogą okazać się wirtualne spacery czy seria newsletterów skierowanych do firm zainteresowanych podnajmem” dodaje Jakub Sylwestrowicz.
Kwestii technicznych i biznesowych związanych z doprowadzeniem do podpisania umowy podnajmu jest bardzo dużo. W takich sytuacjach profesjonalne wsparcie eksperta, znającego realia rynku nieruchomości komercyjnych w Polsce jest bardzo cenne. Zewnętrzny partner może zdjąć z podnajmującego znaczną część obowiązków w samym procesie właściwej prezentacji oferty, poszukiwania chętnych na podnajem i przeprowadzenia ich przez pierwsze etapy transakcji.
Kolejne artykuły z praktycznymi zagadnieniami dotyczącymi podnajmów już wkrótce!