O rearanżacji powierzchni biurowej, słuchaniu potrzeb pracowników i nadawaniu drugiego życia zużytym meblom – z Filipem Sundmannem, Supply Planning Director w firmie COTY rozmawia Nina Wiater.
NW: Warsaw Towers to doskonała lokalizacja dla międzynarodowych zespołów. Dlaczego zdecydowaliście się na pozostanie w dotychczasowej lokalizacji? Koniec umowy najmu to zazwyczaj dobry moment na zmiany.
FS: Decyzja była podyktowana głównie lokalizacją. Warsaw Towers to budynek doskonale skomunikowany, a większość naszych pracowników korzysta z komunikacji miejskiej. Zależało nam na pozostaniu w dotychczasowym budynku w centrum miasta. Duże znaczenie miało dla nas również zdanie naszych pracowników, którzy w większości wykazali chęć pozostania w Warsaw Towers. Ponadto, jesteśmy zadowoleni ze zmian, jakie zostały wprowadzone przez właściciela w ostatnich latach w obrębie budynku. Zwiększyły one znacznie komfort naszych pracowników.
NW: Jakie innowacyjne rozwiązania udało Wam się wdrożyć w procesie rearanżacji biura? Czy czerpaliście inspiracje z rynku?
FS: Przy przebudowie biura ściśle współpracowaliśmy z zespołem ekspertów JLL. Dzięki ich pomocy udało nam się m.in. zorganizować tzw. focus grupy, w ramach których określiliśmy najważniejsze potrzeby pracowników. Rezultaty prac i rozmów poszczególnych zespołów zaowocowały wprowadzeniem większej liczby tzw. focus roomów i małych pomieszczeń do pracy indywidualnej lub w mniejszych zespołach. Był to obszar najczęściej wskazywany przez naszych pracowników jako element wymagający wdrożenia w nowym biurze. Wymieniliśmy również biurka i krzesła wprowadzając tym samym bardziej ergonomiczne rozwiązania. Cała przestrzeń i jej wystrój zostały zaprojektowane w duchu filozofii well-being, dzięki czemu udało nam się stworzyć przyjazne biuro wspierające twórczą i produktywną pracę. Zmieniliśmy też zupełnie układ kuchni – wcześniej pełniły one funkcje typowych stołówek, teraz nasi pracownicy mają do swojej dyspozycji bardziej przytulne i komfortowe przestrzenie.
Wyróżnikiem naszej nowej przetrzeni są miejsca nazywane przez nas „beauty corners”. Są to stoiska, przy których nasi pracownicy mają możliwość przetestowania dostępnych produktów Coty.
NW: Remont na „żywym organizmie „był dużym wyzwaniem zarówno dla pracowników, jak i dla ekip remontowych. Jak to przeżyliście? Czy zakłócało to funkcjonowanie biznesu?
FS: Nie odnotowaliśmy żadnych zakłóceń w prowadzeniu naszego biznesu. Dla pracowników, którzy musieli zmienić lokalizację swojego stanowiska pracy ze względu na remont, wynajęliśmy przestrzeń tymczasową w budynku. W sposób bardziej efektywny zwiększyliśmy korzystanie z sal konferencyjnych, które pełniły w tym czasie funkcję open space. Praca na żywym organiźmie wymagała od nas dużej ilości planowania i odpowiedniego przygotowania, ale dzięki wsparciu specjalistów JLL, udało nam się utrzymać wszystkich pracowników w budynku przez wszystkie fazy remontu. Remont zakończyliśmy zgodnie z planem w grudniu 2019 roku.
NW: Jak wyglądał sam proces relokacji?
FS: Proces relokacji podzieliliśmy na trzy fazy, które zbudowane były w ten sam sposób. Każda faza zakładała, że około 70-90 osób zmieni rotacyjnie swoje stanowisko pracy. Biuro zostało podzielone na trzy części tak, aby proporcjonalnie wykorzystać całą przestrzeń. Przeprowadzki były wykonywane w czasie weekendu - zawsze zaczynaliśmy w piątek wieczorem i kończyliśmy w niedzielę, dlatego w każdy poniedziałek rano odpowiednie miejsca pracy były przygotowane dla naszych pracowników. Pomogliśmy również Fundacji „Polski Komitet Pomocy Społecznej”, przekazując wszystkie nasze meble i sprzęt AGD/RTV, który w większości był w bardzo dobrym stanie i nadawał się do ponownego użytku.
NW: Jak radzicie sobie z aktualną sytuacją związaną z pandemią COVID-19? Czy planujecie już powrót do biura? Jak będzie wyglądała logistyka takiego powrotu?
FS: Obecnie wszyscy nasi pracownicy pracują w systemie zmianowym. Biuro zostało wyposażone we wszystkie niezbędne oraz dodatkowe środki ochrony osobistej. Nie wiemy jeszcze kiedy będziemy otwierać całość powierzchni biurowej jednocześnie dla wszystkich pracowników. Obecnie szukamy jak najlepszego rozwiązania i zaopatrujemy się w niezbędne środki sanitarne.
NW: Co dla Pana zawodowo jest największym wyzwaniem?
FS: Największym wyzwaniem dla mnie, jako osoby zarządzającej zespołem, jest stworzenie miejsca pracy, w którym pracownicy będą czuli się jak najbardziej komfortowo i znajdą przestrzeń do realizacji swoich celów. Uważam, że w dzisiejszych czasach bardzo ważne jest wspieranie pracowników w rozwoju, inspirowanie ich i odpowiednie motywowanie do działania. Na tak konkurencyjnym rynku pracy czasem ciężko jest zbudować dobrą relację między pracownikiem a pracodawcą, a jestem przekonany, że odpowiednie wsparcie osób w realizacji ich celów zawodowych, pomoże w budowie silnych i zaangażowanych zespołów wewnątrz firmy. Relacja powinna być partnerska, ale oczywiście przy zachowaniu hierarchii.
NW: Dziękuję za rozmowę.
Nina Wiater
Redaktor BazaBiur.pl
Wywiad przeprowadziła Nina Wiater, Redaktor BazaBiur.pl. Nina specjalizuje się w doradztwie w zakresie property marketingu obiektów biurowych i komunikacji B2B. Pomaga inwestorom i właścicielom we wdrażaniu strategii marketingowych, budowaniu wizerunku marki i pozycjonowaniu nieruchomości biurowych na rynku.