O rearanżacji powierzchni biurowej, certyfikacji WELL, słuchaniu potrzeb pracowników i procesie wprowadzania zmian w warszawskim biurze firmy Merck z Katarzyną Cholerzyńską, Head of Facility Management Eastern Europe, Merck, rozmawia Szymon Semper.
Czy możesz przybliżyć nam nieco sylwetkę Merck w Polsce? Wokół jakich obszarów skupiają się Wasze działania?
Jesteśmy wiodącą firmą naukowo-technologiczną działającą w trzech sektorach ochrony zdrowia, life science i elektroniki. Ponad 64 tysiące osób tworząc rozwiązania z myślą o bardziej przyjaznym i zrównoważonym świecie, wpływa każdego dnia na życie milionów ludzi. Począwszy od udoskonalania technologii edycji genomu i odkrywania nowych metod leczenia najcięższych chorób, po rozwijanie inteligencji urządzeń – Merck jest wszędzie.
W Polsce jesteśmy obecni od ponad trzech dekad. Zatrudniamy blisko 850 pracowników w trzech spółkach zlokalizowanych w Warszawie, Poznaniu i Wrocławiu, gdzie znajduje się jedno z zaledwie trzech Centrów Usług Biznesowych Merck na świecie. Jesteśmy z tego bardzo dumni.
Co spowodowało, że podjęliście decyzję o pozostaniu w West Station i przebudowie biura?
W ciągu 30 lat istnienia naszej spółki Merck, zmienialiśmy jej siedzibę kilkukrotnie. Naszą ostatnią lokalizacją był kompleks West Station. Po 5 latach przy Al. Jerozolimskich zaczęliśmy zastanawiać się nad kolejną odsłoną naszej przestrzeni biurowej. Kierunek naszego działania został podyktowany w dużej mierze przez pandemię, która diametralnie zmieniła nasz sposób pracy. Zależało nam na tym, aby nasze biuro możliwie najlepiej wspierało model hybrydowy, który wprowadziliśmy jakiś czas temu. Po przygotowaniu z zespołem z JLL strategii przyszłego miejsca pracy okazało się, że możemy skutecznie wykorzystać naszą obecną przestrzeń biurową bez potrzeby kolejnej przeprowadzki.
Jakie zmiany zostały do tej pory wdrożone, a co macie w planach? Opowiedz nam coś więcej o wprowadzonych udogodnieniach.
Zmniejszyliśmy liczbę indywidualnych biurek na open space, a przestrzeń, którą wygospodarowaliśmy przeznaczyliśmy na dodatkowe sale konferencyjne, przestrzenie do regeneracji (biblioteka, pokój z fotelem do masażu) czy strefy pracy zespołowej. Samą przestrzeń otwartą podzieliliśmy na strefy funkcjonalne, w zależności od rodzaju wykonywanych zadań: strefę cichą, umiarkowaną i głośną. Wdrożyliśmy również aplikację mobilną do rezerwacji miejsc parkingowych, salek oraz miejsc pracy, tak aby w odpowiedzialny i transparentny sposób móc korzystać z tych zasobów, które oferuje nasze biuro. Sprawdziliśmy jeszcze z naszymi pracownikami, czy biuro wspiera nas w wykonywaniu codziennych obowiązków zgodnie z oczekiwaniami, czy mamy jeszcze jakieś przestrzenie do rozwoju. Feedback, który otrzymaliśmy od zespołów, jest pozytywny i pozwala nam skupić się na kolejnym kroku.
Obecnie przygotowujemy się do procesu certyfikacji WELL, która jest potwierdzeniem tego, że nowa przestrzeń biurowa spełnia wyśrubowane wymogi w zakresie zapewnienia jej użytkownikom maksymalnego poziomu komfortu, zdrowia i dobrostanu.
Jakimi kryteriami kierowaliście się w procesie wprowadzania zmian? Na czym Wam najbardziej zależało?
Całą transformację chcieliśmy przeprowadzić w duchu zrównoważonego rozwoju, czyli maksymalnie wykorzystać to, co już mieliśmy w biurze (meble i materiały) i ograniczyć tym samym zakup nowych rozwiązań. Zależało nam na zaangażowaniu pracowników w cały proces, dlatego też projektując konkretne przestrzenie, takie jak biblioteka czy przestrzeń do współpracy, zaangażowaliśmy do współpracy ich przedstawicieli – nasze pracowniczki, które zadeklarowały swój udział w roli ambasadorek zmiany. Tworząc samą strategię tego, w jaki sposób powinna się zmienić nasza przestrzeń biurowa, przeprowadziliśmy badania wśród pracowników i rozmowy z menedżerami. Zebrany materiał pomógł nam w znacznej mierze wprowadzić zmiany odpowiednio dostosowane do potrzeb naszego zespołu.
Wspomniałaś o tym, że staracie się o certyfikację WELL. Co to oznacza dla pracowników i jakie rozwiązania zostały wprowadzone?
Kryteria certyfikacji WELL skupiają się przede wszystkim na człowieku, nie na równowadze środowiskowej samego obiektu czy biura. Proces przyznania certyfikatu obejmuje rygorystyczną weryfikację spełnienia kryteriów w takich obszarach jak jakość powietrza, wody i oświetlenia, komfort termiczny, odpowiednia akustyka przestrzeni, jakość i zrównoważone wykorzystanie materiałów wykończeniowych. Dodatkowo bardzo istotne jest stworzenie możliwości do odpowiedniej ilości ruchu w biurze, a także działania operacyjne i aktywności skupione na wspieraniu innowacji, budowaniu więzi społecznych wśród pracowników, czy pozytywnie oddziałujące na ich kondycję psychiczną.
Chcemy mieć pewność, że zmiany, na które wspólnie zdecydowaliśmy się z pracownikami, będą miały na nas pozytywny wpływ. Dlatego postanowiliśmy stworzyć osobną przestrzeń do regeneracji, wydzieliliśmy akustycznie części przestrzeni biurowej do pracy „głośnej” (telekonferencje, rozmowy przez telefon), przenieśliśmy kserokopiarki z przestrzeni otwartych do zamkniętych pomieszczeń. Oprócz tego zadbaliśmy o to, aby wyposażyć biuro w dodatkową roślinność i wprowadzić więcej motywów designu nawiązujących do biofilii.
Jak wyglądał proces wprowadzania zmian? Jak wyglądała współpraca z przedstawicielami JLL i Tetris?
Podczas całego procesu organizowaliśmy spotkania informacyjne dla pracowników, udostępnialiśmy e-broszury z najważniejszymi informacjami, opracowywaliśmy zestawy pytań i odpowiedzi. Organizowaliśmy osobne sesje dla menedżerów, przeprowadziliśmy badanie ankietowe wśród pracowników, zorganizowaliśmy spacery po nowo wyremontowanym biurze. W całym procesie wspierała nas grupa wspaniałych ambasadorek zmiany, które przekazywały w swoich zespołach najważniejsze informacje, brały udział w konsultacjach i udzielały informacji zwrotnej zespołowi projektowemu.
Z JLL i Tetris współpracowaliśmy na wielu płaszczyznach: od wsparcia w zakresie renegocjacji umowy najmu, przez stworzenie strategii miejsca pracy, projekt przebudowy i aranżacji, nadzór techniczny po zarządzanie zmianą oraz wsparcie nad uzyskaniem certyfikacji WELL. Otrzymaliśmy ogromne wsparcie ze strony zespołów JLL i Tetris. Nasza współpraca przebiegała bezproblemowo. Konsultanci wymieniali się między sobą wszystkimi potrzebnymi informacjami, dostosowywali się do naszych potrzeb w zakresie prowadzenia projektu. Różne zespoły doradców współpracowały z nami na różnych etapach projektu, więc też przechodzenie od jednej fazy do kolejnej przebiegało sprawnie.
Największe wyzwanie podczas trwania rearanżacji biura według Ciebie to?
Połączenie wszystkich elementów, składających się na działanie biura: kontrola prac remontowych, wdrożenie aplikacji do rezerwacji, instalacja sprzętu do telekonferencji, proaktywna komunikacja z menedżerami i pracownikami. Zdecydowanie stanowiło to największe wyzwanie w całym procesie.
Jaki jest feedback pracowników?
Kilka tygodni po otwarciu biura przeprowadziliśmy ankietę, żeby dobrze zrozumieć, jak nowe przestrzenie wpływają na pracę i samopoczucie osób pracujących z biura. To, na co zwrócili uwagę pracownicy, to całościowa estetyka i przyjazność biura, większe zróżnicowanie sal spotkań pod względem ich wielkości, funkcjonalność nowych przestrzeni. Dzięki otwartej komunikacji, dowiedzieliśmy się również tego, które z elementów wymagają dopracowania. Na tym się teraz koncentrujemy.
Z czego jesteś najbardziej zadowolona?
Podwyższyliśmy standard biura. Nowe przestrzenie sprzyjają zarówno efektywnej pracy własnej, jak i spotkaniom w zespołach. Sam wystrój i aranżacja robią bardzo pozytywne wrażenie, zarówno na pracownikach, jak i odwiedzających nas partnerach biznesowych. Jest to zwieńczeniem ogromu pracy, jaką wykonaliśmy i zdecydowanie oceniam to jako sukces.