Otwarcie i utrzymanie nowego biura to jeden z najdroższych ruchów, jakie może wykonać firma. Niezależnie od tego, czy jest to kilkuosobowy start-up dopiero wkraczający na rynek, czy też międzynarodowa korporacja poszerzająca swoje imperium o nową lokalizację, koszty związane z wynajęciem, urządzeniem i funkcjonowaniem biura mogą stanowić spore wyzwanie nawet, jeśli firma działa w oparciu o solidny business plan. W obliczu takiego wyzwania, rozwiązaniem cieszącym się coraz większą popularnością są biura wirtualne.
Po pierwsze - adres
Jedną z podstawowych funkcji biura wirtualnego jest usługa zapewniająca realny adres dla firmy bez konieczności prowadzenia działalności w tym miejscu. Jego klienci uzyskują prawo do zarejestrowania swojej działalności pod prestiżowym adresem w danym mieście i posługiwania się nim w korespondencji urzędowej czy kontaktach z kontrahentami. Pracownicy wirtualnego biura odbierają listy i informują adresatów o ich nadejściu. Dodatkowo, mogą też oni skanować wspomnianą korespondencję i wysyłać ją do swoich klientów drogą mailową natychmiast po jej przybyciu.
Po drugie - optymalizacja
Takie rozwiązanie może prowadzić do większej wydajności, ponieważ usługi oferowane przez biuro wirtualne uwalniają pracowników od zadań administracyjnych, a także od dojazdów do pracy. Każdy pracownik może pracować w miejscu, które jest dla niego najwygodniejsze, a firma nie ogranicza się do zatrudniania jedynie osób funkcjonujących na rynku lokalnym. Elastyczności dodaje też możliwość wynajmowania biura w oparciu o umowę umożliwiającą miesięczne wypowiedzenie, bez ponoszenia żadnych dodatkowych kosztów za jej zakończenie.
Po trzecie – kompleksowa oferta
Coraz więcej firm zajmujących się świadczeniem usług związanych z prowadzeniem biura wirtualnego, kieruje do przedsiębiorców ofertę bardziej kompleksowej obsługi. Poza wspomnianymi powyżej ułatwieniami, możliwe jest również skorzystanie z obsługi księgowej czy prawnej. Jeżeli firma musi prowadzić spotkania z klientami lub partnerami, ale nie na tyle często, aby uzasadnić posiadanie stałego biura, biura wirtualne mogą zaoferować im również sale spotkań na żądanie (niezależnie od tego, czy sale konferencyjne będą nam potrzebne na godzinę, dzień czy dłużej). Naszych gości podejmie wtedy wykwalifikowana obsługa recepcji, która dodatkowo może też odbierać przychodzące do nas połączenia telefoniczne, a nawet spełniać rolę osobistego asystenta. Dodatkowe usługi świadczone w ramach biura wirtualnego to również przechowywanie dokumentów, obsługa IT czy doradztwo biznesowe. Wszystko to za niewielką miesięczną opłatę (zwykle poniżej 100 zł za podstawowy pakiet usług).
Po czwarte – efekt synergii
Wiele wskazuje na to, że wirtualne biuro to przyszłość. Takie rozwiązanie jest szczególnie opłacalne wśród firm działających głównie online, w których zasadniczo wszystko załatwia się zdalnie, a sama działalność jest prowadzona w całkowitym oderwaniu od fizycznej siedziby przedsiębiorcy. Z prestiżowej lokalizacji w dużych ośrodkach miejskich korzystają też coraz częściej firmy otwierające tam “wirtualny oddział”, dzięki czemu pozyskują klientów z lokalnego rynku, jak również firmy zagraniczne prowadzące interesy w Polsce. To dużo tańsze rozwiązanie niż kupowanie biura, wyposażanie go, obsadzanie ludźmi itd.
Klient decydujący się na skorzystanie z oferty wirtualnego biura zaoszczędzi nie tylko cenny w biznesie czas i pieniądze, ale również może korzystać z doświadczenia i pomocy profesjonalistów, co daje mu poczucie bezpieczeństwa i podnosi skuteczność w promowaniu własnej firmy. Przy tym wszystkim, rozpoznawalny adres biura i dodatkowe uwiarygodnienie firmy w oczach potencjalnych kontrahentów jest już tylko wisienką na torcie.
Maciej Traczyk
Starszy Konsultant w Dziale Reprezentacji Najemcy, JLL
Autorem artykułu jest Maciej Traczyk, specjalista z ponad 5 - letnim doświadczeniem na rynku nieruchomości (zarówno w powierzchniach biurowych jak i handlowych). Maciej doradza klientom w procesach pozyskiwania nowej powierzchni biurowej na każdym etapie procesu, od wyboru lokalizacji po renegocjacje umów najmu. Przed dołączeniem do JLL, zajmował się zarządzaniem portfolio umów w CBRE Corporate Outsourcing oraz Atrium European Real Estate. Jest absolwentem Wydziału Administracji i Nauk Społecznych na Politechnice Warszawskiej, Stosunków Międzynarodowych na Uniwersytecie Warszawskim oraz ukończył podyplomowe studia z zakresu Zarządzania Projektami w Szkole Głównej Handlowej.