Większość firm i korporacji powoli przygotowuje się na ponowne otwarcie swoich biur. Stopniowe odmrażanie gospodarki sprawiło, że firmy zastanawiają się nad jak najlepszym rozwiązaniem aby bezpiecznie przyjąć z powrotem swoich pracowników. Część pracodawców w pierwszej fazie powrotu do biura przyjmie jedynie niewielki odsetek osób (szacuje się, że będzie to ok. 15 – 20%), inni przeorganizują swoją pracę wprowadzając system zmianowy. Eksperci JLL przygotowali kompleksową ofertę, która ułatwi pracodawcom i ich pracownikom bezpieczny i szybki powrót do biura.
W obecnej chwili nie została jeszcze wynaleziona szczepionka ani lekarstwo, dlatego nadrzędnym celem jest ograniczanie ryzyka rozprzestrzeniania się COVID-19 w miejscu pracy i zapewnienie maksymalnego poczucia bezpieczeństwa, poprzez chociażby postępowanie zgodne z ustalonymi zaleceniami dotyczącymi walki z pandemią. W tym celu należy wdrożyć nowe zasady korzystania z biura i zainicjować nowe zwyczaje wśród pracowników. Istotne będzie dostosowanie przestrzeni oraz wykorzystanie nowoczesnych technologii i instalacji.
Plan powrotu do biura powinien opierać się na 4 głównych elementach:
- Analiza stanu obecnego
Aby odpowiednio zweryfikować czy przestrzeń w biurze jest gotowa na przyjęcie pracowników, zaczynamy nasze działania od wizji lokalnej, podczas której wykonana zostanie inwentaryzacja i audyt parametrów technicznych. Niezbędna będzie również aktualizacja planów aranżacji przestrzeni oraz zbadanie nastrojów pracowników. Ankieta gotowości powrotu do biura składająca się z kilku wyselekcjonowanych pytań, pozwoli określić liczbę osób, które są gotowe do powrotu do pracy bez narzucania odgórnych wytycznych.
Dzięki tym działaniom, będziemy mogli przygotować program powrotu do biura w oparciu o aktualne materiały i dane, i wyznaczymy grupy pracowników o największym priorytecie powrotu do biura.
- Plan działań
Drugim kluczowym krokiem jest przygotowanie programu bezpiecznego powrotu do biura, który obejmuje:
- „Dzień z życia” pracownika – od wyjścia do pracy do powrotu do domu wraz z identyfikacją potencjalnego ryzyka
- Model nowych reguł związanych z użytkowaniem biura
- Zilustrowanie zasad dystansu społecznego na planach aranżacji
- Rekomendacje architektoniczne i techniczne dotyczące przestrzeni i instalacji
- Opracowanie „Przewodnika dla pracowników” (wytycznych powrotu do biura)
Opracowanie „Przewodnika dla pracowników” ma na celu stworzenie zestawu wytycznych i zasad jak bezpiecznie wrócić i pracować w biurze w nowej rzeczywistości. Dokument ten będzie używany jako podstawa do prawidłowego przygotowania biura w zakresie aranżacji, jak i jego oznakowania. Ponadto zawarte tam zostaną wytyczne mające na celu kształtowanie bezpiecznych zachowań.
- Przygotowanie strategii
Odpowiednio przygotowana strategia powinna opierać się przede wszystkim na jasnej komunikacji z pracownikami i edukacji, aby uniknąć rozprzestrzeniania się pandemii lub stanowić wskazówkę jak radzić sobie w innych tego typu sytuacjach w przyszłości. Wszystkie przyszłe fazy powrotu powinny być dokładnie opisane, natomiast w biurze powinno znajdować się oznakowanie wskazujące dystans jaki pracownicy powinni zachować względem siebie. Warto również przygotować pakiet powitalny składający się ze środków dezynfekujących, maseczek czy pojemników jednokrotnego użytku.
Etap strategii obejmuje:
- Plan powrotu do biura w fazach (polityki restrykcyjne, mniej restrykcji, powrót do normalności)
- Plan komunikacji i edukacji
- Wypracowanie pakietu powitalnego
- Estymację kosztów wdrożenia
Dodatkowo możemy zindywidualizować koncepcję oznakowania biura tak aby było spójne z ogólną komunikacją firmy i odpowiednio dopasowane do przestrzeni.
Strategia wdrożenia programu powrotu do biura powinna być zgodna z wymogami technicznymi i odpowiednią komunikacją do pracowników. Dobrze opracowany plan to nie tylko większe bezpieczeństwo pracowników, ale też ich komfort i zaufanie do pracodawcy.
- Wdrożenie i utrzymanie
Po powrocie pracowników do biura, powinniśmy skupić się na konsekwentnej realizacji strategii, jasnej i spójnej komunikacji, przeprowadzaniu działań edukacyjnych i bieżącym wsparciu osób w nowej rzeczywistości. Komunikacja, edukacja i odpowiednie oznakowania biura, pozwolą łatwiej i bezpieczniej wrócić wszystkim do pracy. Poinformowani pracownicy będą czuć się bezpieczniej i będą wiedzieli jak odpowiednio zachować się w każdej z ze stref w biurze.
ZAPRASZAMY DO KONTAKTU
Zapraszamy do kontaktu z ekspertami JLL, którzy na Państwa zapytanie przygotują szczegółową analizę, plan działania i strategię powrotu Państwa pracowników do biura. Jesteśmy w stanie zająć się również wdrożeniem wszelkich zmian i utrzymaniem ich na dłuższy okres czasu.
