Strona używa ciasteczek. Strona używa ciasteczek (cookies). Korzystając ze strony wyrażasz zgodę na używanie cookies, zgodnie z aktualnymi ustawieniami przeglądarki. Czytaj więcej.



Kiedy zacząć, żeby zdążyć?

Presja czasu to wróg negocjacji - nawet najbardziej sprzyjające warunki rynkowe nie pomogą nam uzyskać dobrych warunków najmu jeśli zbyt długo będziemy zwlekać z rozpoczęciem procesu. Ile czasu potrzebujemy, aby mieć wybór i w pełni wykorzystać szansę, jaką jest zmiana biura? Przyjrzyjmy się bliżej poszczególnym etapom procesu najmu.

Dobry plan to podstawa, a zatem PLANOWANIE
(2 tygodnie +)

kiedy zacząć żeby zdążyćJest to bardzo niedoceniany etap, ale z mojego doświadczenia wynika, że im więcej czasu poświęcimy na przygotowania, tym sprawniej i efektywniej przeprowadzimy cały proces zmiany biura.

Planowanie dobrze jest rozpocząć od weryfikacji wielkości zatrudnienia (obecnego i przyszłego), określenia potrzebnej powierzchni oraz sposobu jej wykorzystania (gabinety vs. plan otwarty, sale spotkań itp.). Jeśli zamierzamy przeprowadzić szczegółową analizę środowiska pracy (wykorzystania biurek, zajętości sal konferencyjnych, mobilności pracowników itp.) najlepiej zdecydować się na nią właśnie na tym etapie.

Pracując nad harmonogramem projektu powinniśmy koniecznie wziąć pod uwagę kalendarz świąt, dni wolnych od pracy, okresów wakacji oraz procedury, które mogą wydłużyć proces decyzyjny. Jeśli planujemy duże zmiany w organizacji biura rozważmy również, czy nie potrzebujemy dodatkowego czasu na poinformowanie i zaangażowanie naszych pracowników.

W tej fazie określamy również budżet, wymagania lokalizacyjne czy techniczne i robimy przegląd obecnych zobowiązań, aby zidentyfikować ewentualne szanse bądź ograniczenia. Listę oczekiwań dobrze jest podzielić na kategorie „niezbędne” oraz „mile widziane”. Na koniec wyznaczamy zespół projektowy – po stronie Klienta i po stronie doradcy – i tak przygotowani ruszamy w rynek, aby wdrożyć naszą strategię.

Żeby nic nam nie umknęło czyli IDENTYFIKACJA OPCJI
(ok. 4-8 tygodni)

Mając określone cele i wymagania weryfikujemy dostępne na rynku nieruchomości przygotowując tzw. długą listę opcji, uwzględniającą wszystkie budynki spełniające podstawowe kryteria. Czasem ta lista może być bardzo długa (najemca poszukujący 1.000 m2 biura w Warszawie ma obecnie ponad 100 budynków do wyboru!) i pomoc doświadczonego agenta będzie nieoceniona w szybkim jej zawężeniu do tych budynków, które stanowią dla nas realną alternatywę.

Wybrane, najciekawsze nieruchomości dobrze jest obejrzeć osobiście. Wizyta w budynku trwa zazwyczaj około 30 minut. Licząc z czasem potrzebnym na dojazdy, wizytacja tylko 4 budynków zabierze nam większą część dnia, a jeśli planujemy odwiedzić więcej niż 6 budynków zdecydowanie lepiej zrobić to etapami.

Obowiązuje praktyczny dress code – szpilki czy najlepszy garnitur lepiej zostawić w biurze, zwłaszcza jeśli na naszej liście są obiekty w budowie. Naszym celem jest zapoznanie się z inwestycją i jej najbliższym otoczeniem, a także zebranie wniosków na dalsze etapy procesu. Profesjonalny doradca ułatwi nam zadanie przygotowując tzw. tour book, czyli krótki przewodnik z mapą, najważniejszymi informacjami o budynku oraz miejscem do robienia notatek.

Wybieramy kandydata na długie lata czyli ANALIZA WYBRANYCH OPCJI I NEGOCJACJE
(ok. 8-12 tygodni)

Po wybraniu spośród obejrzanych nieruchomości tych, które są dla nas najbardziej atrakcyjne, czas na wnikliwą analizę. Zapraszamy wynajmujących do złożenia ofert (dobry doradca zaproponuje wzór zapytania ofertowego, który ułatwi nam ich „czytanie”), przygotowania wstępnych aranżacji i wycen projektu. Na bazie uzyskanych w ten sposób informacji porównujemy budynki. Tu znów wielką pomocą będą narzędzia stosowane przez doświadczonych konsultantów – zestawienia tabelaryczne, mapy, modele finansowe czy matryce ocen kryteriów „miękkich” (m.in. komunikacja, otoczenie, certyfikacja budynku, udogodnienia) – znacznie ułatwiające znalezienie wspólnego mianownika dla wszystkich ofert. Idealnie, jeśli już na tym etapie mamy zapewnione wsparcie eksperta technicznego, który porówna dla nas standardy techniczne, oferowane pakiety aranżacji powierzchni czy przeznaczone na ten cel budżety.

Bardzo ważnym elementem jest właściwe przeprowadzenie analizy finansowej, biorące pod uwagę rzeczywistą (zweryfikowaną projektem) powierzchnię najmu oraz prawidłowe ujęcie wszystkich kosztów operacyjnych. Nie zapominajmy o corocznej indeksacji czynszu oraz potencjalnych podwyżkach opłat eksploatacyjnych w okresie najmu.

Liderom naszego rankingu przedstawiamy kontr-oferty, wysyłamy bardziej szczegółowe zapytania, bądź zapraszamy ich na spotkania, aby wynegocjować najlepsze możliwe warunki (nie tylko finansowe). Dążymy do wybrania wiodącej opcji, którą zabezpieczamy na czas uzgadniania treści umowy przez podpisanie Listu Intencyjnego podsumowującego wynik dotychczasowych rozmów.

Śpiesz się powoli czyli FINALIZACJA TRANSAKCJI
(min. 8 tygodni)

Po podpisaniu Listu Intencyjnego przystępujemy do negocjacji treści umowy najmu, której wzór przygotowuje wynajmujący. Choć w awaryjnych sytuacjach takie rozmowy bywają finalizowane w ciągu jednego dnia, zdecydowanie doradzam zarezerwowanie sobie minimum dwóch miesięcy na ten etap procesu. Im więcej zaś praw chcemy sobie zagwarantować, tym więcej czasu potrzeba na wypracowanie satysfakcjonujących nas rozwiązań.

Zadaniem agenta na tym etapie jest współpraca z prawnikiem Klienta, pomoc w negocjacjach treści umowy, doradzanie w kwestii praktyki rynkowej oraz pilnowanie czy ustalenia wstępne zostaną odzwierciedlone w umowie końcowej. Równocześnie z negocjacjami dopracowujemy plany aranżacji wnętrz i ostateczną specyfikację techniczną powierzchni, które które będą załącznikami do umowy.

Po podpisaniu umowy przez obie strony czekają nas jeszcze dodatkowe formalności, takie jak wniesienie zabezpieczenia (np. kaucja bądź gwarancja bankowa) czy wykupienie ubezpieczenia.

Diabeł tkwi w szczegółach czyli PRZYGOTOWANIE ARANŻACJI
(12-24 tygodnie)

Czas na adaptację powierzchni biura zgodnie z naszymi oczekiwaniami. Jeśli – jak to jest w większości przypadków – za aranżację odpowiedzialny jest wynajmujący, warto rozważyć zatrudnienie profesjonalnego doradcy technicznego – Project Managera – który w naszym imieniu będzie kontrolował postęp prac. Pozwoli nam to upewnić się, że biuro będzie wykonane i dostarczone na czas, zgodnie z ustaloną specyfikacją techniczną. Pamiętajmy, że jeśli kończy nam się umowa najmu w dotychczas zajmowanym biurze, wszelkie opóźnienia mogą oznaczać dodatkowe kary.

Czas to pieniądz

Warto pomyśleć o przyszłości naszego biura ze znacznym wyprzedzeniem. Nawet jeśli nie jesteśmy zdecydowani na przeprowadzkę, weryfikacja rynku pomoże nam w renegocjacjach, o ile przeprowadzimy ją odpowiednio wcześnie.

W przypadku większych najemców wskazane jest rozpoczęcie procesu na 18-24 miesiące przed planowaną zmianą siedziby, ale nawet firmy o zapotrzebowaniu na mniejsze powierzchnie, powinny zarezerwować co najmniej 12 miesięcy na rzetelne i komfortowe przeprowadzenie projektu. Opcjami built-to-suit powinniśmy się zainteresować przynajmniej z 2,5-3 letnim wyprzedzeniem.

I choć relokacja do biura, które nie ma zamontowanych drzwi wewnętrznych z pewnością sprzyja integracji zespołu, to o wiele przyjemniej jest w tym celu zorganizować wspólny wyjazd by po powrocie cieszyć się nową, atrakcyjną powierzchnią!

Starszy Konsultant w Dziale Reprezentacji Najemcy JLL

Anna Krześniak
Starszy Konsultant w Dziale Reprezentacji Najemcy JLL

Autorką artykułu jest Anna Krześniak, specjalistka z ponad 7 letnim doświadczeniem w reprezentowaniu najemców biurowych. Anna doradza firmom w opracowaniu krótko- i długoterminowych strategii nieruchomościowych, procesach poszukiwania nowych lokalizacji, relokacjach, konsolidacjach i renegocjacjach umów najmu. Współpracowała m.in. z MasterCard, adidas Group, Trustwave, Technicolor, Energizer, Diageo, Trevica, Lionbridge.